Wat zijn Key Performance Indicators (KPI’s)? De betekenis met een handleiding

Maar, hoe kies je de juiste KPI's voor jouw bedrijf? Dat begint bij het vaststellen van duidelijke doelen. Je leidt je KPI's direct af van de jaarlijkse (SMART) bedrijfsdoelen voor jouw bedrijf. De KPI’s laten zien of je op de juiste weg bent om die doelen te halen.

Hoeveel KPI’s zou je moeten hebben?

KPI's zijn er op verschillende niveaus binnen je bedrijf. Allereerst stel je algemene KPI's vast, waar alles aan bijdraagt. Vervolgens kun je specifieke KPI’s bepalen voor onderdelen of afdelingen.

Maar let op, houd het aantal KPI’s beheersbaar. Beperk de KPI’s op elk niveau tot maximaal zes. Te veel KPI's kunnen de aandacht en inspanningen van je team versnipperen, waardoor het moeilijker wordt om echt een verschil te maken.

Zo kan het zijn dat je bedrijf vier of vijf KPI's gebruikt om de jaarlijkse groei te sturen. Elke bedrijfseenheid kan dan nog drie of vier specifieke KPI's hebben die hierop aansluiten. Afdelingen binnen deze eenheden hebben weer eigen KPI's die relevant zijn voor hun specifieke functies. Het aantal KPI’s neemt dus toe als je bedrijf groeit.

Neem bijvoorbeeld de marketingafdeling; zij kunnen zich richten op het percentage retourzendingen of het aantal social media posts per week. De verzendafdeling zou kunnen focussen op de snelheid van het verpakken en het percentage tijdige leveringen.

Wat maakt KPI’s waardevol?

Voor bruikbare metingen van bedrijfsprestaties moeten KPI’s aan vier criteria voldoen:

• Impact op het bedrijfsresultaat: een kritieke prestatie indicator moet uiteindelijk een positief effect hebben op het bedrijfsresultaat. Of het nu gaat om het monitoren van uitgaven of het bijhouden van open rates van e-mails, elke KPI dient bij te dragen aan de bedrijfsgroei.
  
  
• Meetbaarheid: de meest effectieve KPI's zijn helder en eenvoudig te berekenen. Als bepaalde data niet beschikbaar zijn, of als het onmogelijk is om deze te verzamelen, dan is het zonde om hier een indicator voor te ontwikkelen.
  
  
• Tijdigheid: om daadwerkelijk nuttig te zijn moeten de resultaten van KPI’s in realtime beschikbaar zijn. Informatie over de klanttevredenheid van vorig jaar helpt niet als je deze pas negen maanden later ontvangt.
  
  
• Bruikbaarheid: het belangrijkste kenmerk van een KPI is dat deze je moet helpen actie te ondernemen. Goede KPI's geven duidelijk aan wat er moet gebeuren om verbeteringen te realiseren en maken een meetbaar verschil.

Populaire kritieke prestatie indicators (KPI’s)

Elk bedrijf heeft andere doelen, dus gebruikt ook andere KPI’s.

Neem bijvoorbeeld supermarkten zoals Albert Heijn of Jumbo, die zich mogelijk focussen op financiële KPI's om hun klanten zo goedkoop mogelijk boodschappen te laten doen. Bol.com daarentegen zou meer interesse kunnen hebben in het volgen van de gemiddelde bestelgrootte van online aankopen. Starbucks zou het aantal aankopen per klant kunnen monitoren.

Stel vast wat belangrijk is voor jouw bedrijf en wat waarschijnlijk het grootste effect heeft op de winstgevendheid en omzetgroei. Je kunt bijvoorbeeld het wekelijkse aantal bezoekers in je webshop, het retourpercentage of de algehele winstgevendheid monitoren. Deze keuzes moeten goed passen bij de strategische doelen van jouw bedrijf.

Wat is een KPI: Key Performance Indicator? (FAQ)

Wat zijn 5 belangrijke KPI’s?

• Omzetgroei: deze indicator volgt de groei van het totale inkomen over een bepaalde periode. Dat geeft je inzicht in de financiële groei die je doormaakt.
  
  
• Winstmarge: dit meet de winstgevendheid van een bedrijf, dus is belangrijk voor de financiële beoordeling. Het stelt vast hoeveel winst er wordt gemaakt op elke euro omzet.
  
  
• Klanttevredenheid: deze KPI meet hoe tevreden klanten zijn met de producten of diensten van jouw bedrijf. Hoge klanttevredenheid kan leiden tot meer herhaalaankopen.
  
  
• Productiviteit: deze indicator meet de efficiëntie van de productieprocessen en je personeel. Het helpt bedrijven te bepalen hoe effectief middelen worden ingezet om output te genereren.
  
  
• Werknemersbehoud: houd het personeelsverloop bij voor het behoud van expertise binnen jouw bedrijf. Dat kan helpen om de kosten voor werving te beperken.

Aan welke andere KPI’s kan ik denken?

• Omzetgroei: dit meet de groei (of krimp) in totale omzet over een bepaalde periode ten opzichte van een voorgaande periode. 
  
  
• Klanttevredenheid: door regelmatig klanttevredenheidsonderzoeken uit te voeren, kun je de ervaringen en tevredenheid van klanten evalueren en verbeteringen aanbrengen waar nodig.
  
  
• Kostenreductie: deze KPI meet hoeveel kosten je weet te besparen, met maatregelen die je doorvoert.
  
  
• Operationele efficiëntie: het meten van het aantal voltooide productiecycli binnen een specifieke periode helpt om de efficiëntie van operationele processen te beoordelen.
  
  
• Werknemersretentie: deze KPI berekent het percentage werknemers dat binnen een bepaalde periode bij het bedrijf blijft. Een hoge retentie kan duiden op een positieve werkomgeving en effectief management.
  
  
• Marktaandeel: het vergelijken van het eigen marktaandeel met dat van concurrenten geeft inzicht in de positie van jouw bedrijf binnen de industrie.
  
  
• Return on Investment (ROI): deze KPI meet de winstgevendheid van de investeringen van een bedrijf en helpt om te bepalen of bepaalde investeringen de moeite waard zijn geweest.
  
  
• Websiteverkeer: het aantal bezoekers op de website geeft inzicht in de effectiviteit van online marketingstrategieën en de algehele online aanwezigheid.
  
  
• Leadgeneratie: het aantal nieuwe potentiële klanten dat wordt gegenereerd door marketingactiviteiten, vooral waardevol voor verkoop- en marketingteams.
  
  
• Kwaliteitsborging: door het meten van het aantal defecten of fouten in producten of diensten kun je de kwaliteit van de output beoordelen en waar nodig verbeteren.

Welke andere KPI’s kunnen interessant zijn?

• Inkomsten: deze KPI meet de totale hoeveelheid geld die jouw bedrijf verdient met de verkoop van producten of diensten. Het is een directe indicatie van de financiële gezondheid en groeicapaciteit van het bedrijf.
  
  
• Verkoopvolume: dit meet het aantal eenheden dat jouw bedrijf binnen een bepaalde periode verkoopt. Het biedt inzicht in de vraag naar producten en de effectiviteit van verkoopstrategieën.
  
  
• Klantacquisitiekosten (CAC): deze KPI geeft de kosten weer die horen bij het werven van een nieuwe klant. Je berekent dit door de totale acquisitiekosten te delen door het aantal nieuwe klanten. Dat inzicht is waardevol om de efficiëntie van marketinguitgaven te evalueren.
  
  
• Klantretentie: dit meet het percentage klanten dat trouw blijft aan jouw bedrijf over een bepaalde tijd. Hoge percentages kunnen wijzen op klanttevredenheid en een sterke merkloyaliteit, wat essentieel is voor langetermijngroei.

Welke KPI’s zou ik moeten meten?

• Omzetgroei: deze KPI meet de toename van de verkoopopbrengsten over een specifieke periode. Het is een indicator van hoe goed jouw bedrijf presteert als het gaat om het uitbreiden van het marktaandeel en het vergroten van de inkomsten.
  
  
• Winstmarge: dit toont het percentage van de omzet dat overblijft na aftrek van alle kosten. Een hoge winstmarge duidt op een goede controle over de kosten en effectiviteit in de bedrijfsvoering.
  
  
• Rendement op investering (ROI): deze maatstaf berekent de winstgevendheid van geïnvesteerd kapitaal. Het helpt bedrijven te bepalen welke investeringen waarde toevoegen en welke niet.
  
  
• Klanttevredenheid: dit meet hoe tevreden klanten zijn met de producten of diensten van het bedrijf. Hoge klanttevredenheid is cruciaal voor het behouden van klanten en kan leiden tot herhaalaankopen en aanbevelingen.
  
  
• Betrokkenheid van medewerkers: deze KPI evalueert hoe toegewijd en gemotiveerd de werknemers zijn binnen de organisatie. Werknemersbetrokkenheid is vaak gekoppeld aan hogere productiviteit en minder personeelsverloop.
  
  
• Kostenefficiëntie: deze KPI beoordeelt hoe goed jouw bedrijf de middelen beheert om kosten te minimaliseren en toch effectief te opereren. Dat is belangrijk voor het maximaliseren van de winst.
  
  
• Kwaliteitsborging/-controle: dit meet de consistentie en betrouwbaarheid van de producten of diensten van het bedrijf. Goede kwaliteitscontroleprocessen dragen bij aan klanttevredenheid en verminderen de kosten door defecten en garantieclaims.