Cashflow management: wat het is en hoe het werkt (+ voorbeelden)

Veel bedrijven gaan failliet door slecht cashflow management. Probeer ons gratis template voor cashflowvoorspellingen om je geldstromen beter in de hand te houden.

Cashflow management is een van de vele redenen waarom het zo moeilijk is om een nieuw bedrijf van de grond te krijgen.

Nieuwe en groeiende bedrijven hebben vaak geen buffer van extra geld om hen door financiële tegenvallers te helpen, omdat ze voortdurend herinvesteren. Jaren met de grootste groei—waaronder de eerste jaren van de levenscyclus van een bedrijf—zijn ook uitdagend als het gaat om cashflow.

Het verbeteren van cashflow is een slimme zet voor elk bedrijf. Het maakt niet uit hoe goed je businessmodel is, hoe winstgevend je bent, of hoeveel investeerders je hebt. Ben je op zoek naar iets wat echt het verschil kan maken voor je bedrijf? Kijk dan naar je cashflow.

Wat is cashflowmanagement?

Cashflowmanagement is het proces van het monitoren, analyseren en optimaliseren van de instroom en uitstroom van geld binnen een bedrijf. Het houdt in dat ervoor gezorgd wordt dat een bedrijf voldoende middelen heeft om financiële verplichtingen na te komen, zoals het betalen van rekeningen, salarissen en leningen.

Cashflowmanagement is cruciaal voor het financiële welzijn van je bedrijf.

Cashinstroom is het geld dat naar een bedrijf komt—dit omvat verkopen, rente op investeringen en eventuele tegoeden die aan het bedrijf worden betaald. Cashuitstroom is het geld dat uit een bedrijf gaat. Uitgaven zoals bijvoorbeeld websiteonderhoud en hosting, inkoop van voorraad, huur, verzendkosten, en meer. Een cashflowoverzicht registreert deze instromen en uitstromen, zodat je alles in één oogopslag kunt zien en dieper kunt ingaan waar nodig.

Om cashflow te berekenen, noteert een bedrijf hoeveel geld er aan het begin en het einde van een specifieke periode beschikbaar is, wat een week of een maand kan zijn. Het bedrijf heeft een positieve cashflow als er aan het einde van de periode meer op de rekening staat dan aan het begin; het heeft een negatieve cashflow als er aan het einde minder geld is.

Goed worden in cashflowmanagement is een van de beste dingen die je voor je bedrijf kunt doen. Bovendien is het een vaardigheid die je kunt toepassen op andere ondernemingen, evenals op je persoonlijke financiën.

Het belang van cashflowmanagement

1. Voorspel tekorten
2. Verminder stress
3. Weet wanneer je kunt groeien
4. Krijg meer invloed
5. Verbeter de nauwkeurigheid van je budget

1. Voorspel tekorten

Effectief cashflowmanagement helpt je financiële knelpunten op te sporen en geldtekorten te voorzien voordat ze werkelijkheid worden. Door mogelijke problemen vroeg te signaleren, kun je acute geldnood voorkomen die je bedrijf kan verlammen. Zo grijp je op tijd in, voordat de situatie escaleert.

Voorbeelden van acties die je kunt ondernemen zijn:

• Je verhuurder bellen en vragen of hij je cheque een paar dagen later wil incasseren
• Een verzending met een paar weken uitstellen om te voorkomen dat je invoerrechten moet betalen
• Een promotie organiseren om snel extra verkopen te stimuleren
• Achter je onbetaalde facturen aan gaan

2. Verminder stress

Geloof het of niet, cashflowmanagement zal veel stress verlichten. Veel van de angst die ondernemers ervaren rond het betalen van rekeningen komt voort uit het niet weten wat er aan de hand is en de bezorgdheid of alles goed zal komen.

Het is veel beter om te weten wat er op je afkomt, ook al is de vooruitzichten niet goed. Wanneer je weet waar je staat, voel je je voorbereid. Belangrijker nog, je bent uitgerust om ermee om te gaan.

3. Weet wanneer je kunt groeien

Wanneer je cashflow beheert, weet je precies hoeveel geld je kunt besteden aan groei. Onthoud: ook al laat je winst-en-verliesrekening zien dat er extra geld beschikbaar is, dat hoeft in de praktijk niet zo te zijn. Daarnaast geldt: zelfs als je € 20.000 op de bank hebt staan, betekent dat nog niet dat je het kunt uitgeven. Je hebt het misschien nodig om aan komende uitgaven te voldoen. Wanneer je je cashflow over weken en maanden bekijkt, weet je hoeveel je beschikbaar moet houden en hoeveel je kunt sparen of uitgeven aan groei.

4. Krijg meer invloed

Effectieve cashflowanalyse geeft je invloed. Als je geld van de bank moet lenen via een kredietlijn om een tekort te overbruggen, of als je een leverancier wilt vragen om je een paar weken uitstel te geven zonder de service te onderbreken, zal een goed systeem voor je cashflowmanagement je ondersteunen.

Financiële instellingen willen over het algemeen dit soort planning zien, vooral als je duidelijk kunt aantonen wanneer je in staat zult zijn om de middelen terug te betalen. Leveranciers zijn veel eerder bereid om flexibel te zijn als je ze precies kunt vertellen hoe en wanneer je zult betalen— in plaats van de communicatie te verbreken zoals de meeste bedrijven doen tijdens moeilijke periodes. Deze mensen willen jouw bedrijf en zullen eerder bereid zijn om met je samen te werken door de ups en downs als ze je kunnen vertrouwen.

5. Verbeter de nauwkeurigheid van je budget

Cashflow is aanzienlijk nauwkeuriger dan een budget. Budgets vertellen je wat je wilt dat er gebeurt. Het is wensdenken, en ondernemers zijn van nature optimistisch. Cashflowprojecties vertellen je wat er daadwerkelijk gebeurt, zodat je ermee kunt omgaan—zelfs als het niet is wat je aan het begin van het jaar had gepland.

Bedrijfseigenaren denken vaak liever niet na over cashflowbeheer en hopen gewoon dat alles goed komt. Maar het is het risico niet waard. Het is voordelig om je geld in de gaten te houden voor het geval je budget aanpassingen nodig heeft.

📚Lees: Voorspellen van winstgevendheid: Hoe je een break-evenanalyse doet [+Gratis sjabloon]

10 strategieën voor cashflowbeheer

1. Bereid een forecast voor
2. Focus op voorraadbeheer
3. Leasen, niet kopen
4. Verstuur en betaal facturen op tijd
5. Zoek naar alternatieve inkomstenstromen
6. Controleer of leveranciers vroegbetalingskortingen aanbieden
7. Onderhandel over leveranciersvoorwaarden
8. Open een spaarrekening met hoge rente
9. Heb een noodfonds
10. Investeer in software

1. Bereid een forecast voor

Effectief cashflowbeheer begint met het in kaart brengen van je inkomende en uitgaande geldstromen, de timing ervan en je verwachte banksaldo's.

Of je nu een spreadsheet of een financieel planningsinstrument gebruikt, zorg ervoor dat je alle inkomende en uitgaande geldstromen meerekent, inclusief salarissen, debiteuren, huur, inkoop van voorraad, investeringen en leningen. Hoe nauwkeuriger je cashflow voorspelling is, hoe beter de beslissingen je kunt nemen over uitgaven, investeringen en groei.

De beste manier om controle over je geld te houden is met cashflowoverzichten. In het cashmanagement van kleine bedrijven is een cashflowoverzicht een verslag van het geld dat in en uit een bedrijf stroomt over een boekhoudperiode, zoals een maand, kwartaal of jaar, hoewel je cashflow voor elke periode kunt bijhouden die je helpt te zien waar je geld naartoe gaat. Probeer dit uit in Shopify's cashflowcalculator (EN).

De meeste bedrijven werken het beste door week tot week te plannen. Sommige moeten echter dagelijks plannen, terwijl anderen alleen maandelijks hoeven te plannen. Het is ook aan jou of je elke uitgave wilt opnemen of alleen categorieën van uitgaven. Deze beslissingen hangen af van de schaal en complexiteit van je bedrijf.

Sommige bedrijven kunnen hun cashflow nauwkeurig voor zes maanden voorspellen, terwijl anderen dit slechts voor twee weken kunnen doen. Over het algemeen probeer je vier tot zes weken met redelijke nauwkeurigheid te projecteren. Een goede vuistregel voor cashflowbeheer van kleine bedrijven is dat hoe verder je in de toekomst kijkt, hoe minder nauwkeurig je voorspellingen zullen zijn.

2. Focus op voorraadbeheer

Met cashflowbeheer in gedachten, overweeg om de voorraad bij te werken om de huidige vraag en aanbodniveaus in je bedrijf weer te geven. Doe regelmatig een ABC-analyse van je producten om te bepalen wat goed verkoopt en wat niet. Vervolgens kun je meer voorraad aanhouden die waarschijnlijk snel zal verkopen en dode voorraad met korting afvoeren.

3. Leasen, niet kopen

Financiering voor kleine bedrijven is altijd lastig, vooral in uitdagende tijden. Je wilt niet te veel schuld aangaan, maar soms moet je investeren in apparatuur of voorraad die zich op lange termijn zal terugbetalen.

Goede cashmanagementpraktijken zijn om te leasen in plaats van te kopen. Wanneer je leaset, kun je kleine betalingen in de loop van de tijd doen en cashflow behouden voor je dagelijkse operaties. Het is ook een zakelijke uitgave, dus je kunt het aftrekken van je belastingen.

4. Verstuur en betaal facturen op tijd

Een belangrijk onderdeel van cashflowbeheer voor kleine bedrijven is ervoor zorgen dat je zo snel mogelijk betaald krijgt. Als je facturen onmiddellijk verstuur (EN)t, komen de vorderingen sneller binnen.

Als je doorgaans op een maandelijkse factureringscyclus werkt, praat dan met je leveranciers om hen te laten weten dat je overgaat op een factuur-op-aanvraagmodel. Bonuspunten als je ze een vroegbetalingskorting aanbiedt.

💡 TIP: Gebruik Shopify Bill Pay om gemakkelijk facturen van leveranciers te bekijken, uploaden, voor te plannen en te betalen via creditcard, debitcard of ACH-overdracht zonder abonnementskosten.

5. Zoek naar alternatieve inkomstenstromen

Als je situatie verandert en druk uitoefent op je huidige inkomstenstromen, zoek dan naar alternatieve manieren om online geld te verdienen. Je kunt mogelijk tijdelijk, of zelfs permanent, minder winstgevende inkomstenstromen vervangen door eenvoudigere, effectievere.

Je kunt bijvoorbeeld verschillende winkelervaringen aanbieden zoals online kopen, afhalen in de winkel (BOPIS) en lokale bezorging. Dit kan helpen om het beheer van je cashflow eenvoudiger te maken en druk van je omzet te halen.

6. Controleer of leveranciers vroegbetalingskortingen aanbieden

Een manier om werkkapitaal en cashflowmanagement te behouden, is door leveranciers minder te betalen. Sommige leveranciers hebben vroegbetalingskortingen waarvan je je niet bewust bent. Je leveranciers vroeg betalen kan je helpen geld te besparen en zelfs de integriteit van je leveringsrelaties te verbeteren, vooral als andere leveranciers betalingen vertragen in abnormale zakelijke omstandigheden.

7. Onderhandel over leveranciersvoorwaarden

Neem tijdens krappe tijden contact op met de leveranciers waarmee je een sterke relatie hebt en vraag om gunstigere voorwaarden, zodat je cashflow effectief kunt beheren.

Veel leveranciers zijn bereid om een flexibele betalingsregeling te treffen of een betalingsuitstel aan te bieden. De sleutel is om sterke, vertrouwensrelaties met hen op te bouwen voordat je cashflowsituatie kritiek wordt. Wees eerlijk, houd de communicatie open en betaal op tijd.

Als je een geschiedenis hebt van vroeg of op tijd betalen, kan je leverancier bereid zijn om je betaling uit te stellen, zodat je meer tijd hebt om te betalen.

8. Open een spaarrekening met hoge rente

Kijk naar je inkomsten versus uitgaven. Als er een overschot is, denk dan na over het sparen ervan in een spaarrekening voor bedrijven met hoge rente om je cashflow te maximaliseren. Deze rekeningen stellen je in staat om veilig geld te bewaren dat je niet van plan bent om direct uit te geven, zodat je geld voor je begint te werken.

Bij het kiezen van een spaarrekening, overweeg er een die gemakkelijk toegankelijk is, eenvoudig te gebruiken is, en je meer dan 1% biedt voor het laten staan van je geld, met een lage minimale storting. Dit kan je cashpositie maand na maand verbeteren en je helpen je voor te bereiden op onvoorziene invloeden op je klanten of leveranciers.

9. Zorg voor een buffer

Een groeiend bedrijf belast je cashflow. Bereid je bedrijf voor door een buffer op te richten. Het is als een spaarpot voor onvoorziene uitgaven die je apart zet om operationele kosten of schulden, economische neergangen of noodsituaties te dekken.

Een noodfonds helpt je om onverwachte uitdagingen te doorstaan, vooral tijdens moeilijke tijden, wanneer zich groeikansen aandienen, of wanneer je financiële flexibiliteit nodig hebt. Het zorgt ervoor dat er cash beschikbaar is wanneer dat nodig is zonder je cashflow negatief te beïnvloeden.

Drie tot zes maanden aan operationele kosten is een goed begin, maar evalueer je financiële verplichtingen, je bedrijf en je sector om te bepalen hoeveel je moet reserveren.

10. Investeer in software

Er zijn meer tools dan ooit beschikbaar om je te helpen effectief te plannen voor je cashbehoeften en de chaos van cashflowmanagement te kalmeren.

Boekhoudsoftware kan je gegevensinvoer digitaliseren, terwijl automatiseringsplatforms die integreren met je boekhoud- en factureringshulpmiddelen om uitgaven in realtime bij te houden, financiële rapportage te automatiseren en inzichten voor financiële planning te bieden. Als je problemen identificeert met tijdige betalingen, kan bijvoorbeeld een accounts payable-software, zoals QuickBooks, je betalingsproces vereenvoudigen, je cashflow verbeteren en je reputatie bij leveranciers en klanten versterken.

Oplossingen die gebruikmaken van kunstmatige intelligentie zijn ook beschikbaar, die bedrijfsprocessen stroomlijnen, zoals het opstellen van budgetten en het beheren van cashflow. Panax heeft bijvoorbeeld een AI-gestuurd cashflowbeheerplatform, maakt gebruik van open banking en generatieve AI-algoritmen om cashflowvoorspellingen te verbeteren, transacties automatisch te categoriseren en gebruikers realtime toegang te geven tot cashflowdetails.

Tools voor cashflowbeheer

Van spreadsheets tot speciale financiële beheertools, er zijn veel opties voor cashflowbeheer om je te helpen een beter overzicht van je bedrijf te krijgen.

Google Sheets

Voor sommige bedrijven is de gratis tool de beste: Google Sheets. Iedereen kan een Google-spreadsheet gebruiken om cashflowoverzichten te maken. Hoewel het een handmatig proces is, duurt het niet lang om op te zetten, en het is gemakkelijk te volgen. Belangrijker nog, het is eenvoudig aan te passen aan je specifieke behoeften of situatie. Je kunt zo breed of specifiek zijn als je wilt. En de tijd die je besteedt aan het maken en bijwerken van je spreadsheet is waardevol om een duidelijker beeld van je situatie te krijgen.

De cashflow-spreadsheet is een overzicht van waar je geld naartoe gaat. Het toont je wanneer geld binnenkomt en wanneer het eruit gaat, en het is een geweldige manier om cashflowbeheer te visualiseren en je aanpak aan te passen.

Cashflowmanagement
Gebruik dit gratis cashflow-voorspellingssjabloon om direct aan de slag te gaan. Je kunt 'm makkelijk kopiëren naar je eigen Google Drive. De tool bevat onderdelen voor je banksaldo, omzet, brutowinst en meer. Alle formules zijn al ingevuld, dus jij hoeft alleen maar de getallen in te voeren.

Gratis cashflow-voorspellingssjabloon

Tesorio

Tesorio biedt geavanceerde tools voor cashflowbeheer, zoals uniforme bankrekeningrapporten, cashvoorspellingen, rapportage en analyses, en samenwerkingsfuncties.

Het Total Cash Flow Dashboard integreert met je bank- en boekhoudsystemen om realtime inzichten in je cashflow te bieden. Je kunt alles zien over je verleden, heden en toekomstige cashflowprestaties. Het merkt ook patronen op en doet aanbevelingen en voorspellingen op basis van live gegevensintegratie van je bank, CRM, ERP en andere tools, zodat je beslissingen kunt nemen op basis van de nieuwste cijfers.

Kolleno

Kolleno biedt functies voor cashflowbeheer, debiteurenbeheer (AR) en reconciliatie. Het helpt je om de huidige cashpositie te analyseren en toekomstige cashflows te voorspellen, evenals automatiseren voor efficiëntie.

Jirav

Jirav is een uitgebreid financieel beheerplatform met speciale functies om cashflow te analyseren en te optimaliseren. Het is gespecialiseerd in het integreren van je cashflowanalyse met het totale financiële plaatje van je bedrijf.

Het bevat ook aanpasbare rapporten, intuïtieve dashboards, ingebouwde cash key performance indicators (KPI's), en automatisering en integraties met veel belangrijke platforms.

Causal

Causal is een gespecialiseerd financieel modelleertool voor bedrijven. Het bevat een lange lijst met functies die verder gaan dan alleen cashflowbeheer, inclusief wervingsplannen, valutaconversie en consolidatie, en meer. Causal visualiseert ook de gegevens om het gemakkelijk te begrijpen en te delen.

Voorbeeld van cashflowmanagement

Daarna richtte Neil alternatieve inkomstenstromen op naast zijn kernactiviteiten, zoals het aanbieden van een in-store deli voor klanten om kant-en-klare maaltijden op te halen tijdens het winkelen, een Shopify-winkel opzetten om online bestellingen te ontvangen, en samenwerken met lokale leveranciers en merken om exclusieve producten en bezorgdiensten aan te bieden. Neil maakte ook gebruik van boekhoudsoftware die actiegerichte gegevens en inzichten biedt om het voorraadbeheer te optimaliseren.

Binnen drie maanden zag Neil's supermarktketen een stijging van 30% in operationele cashflows, wat het financiële profiel van zijn bedrijf verbeterde en zorgde voor een naadloze operatie. Om zijn bedrijven te beschermen tegen soortgelijke onverwachte situaties, richtte Neil een noodfonds op en opende een spaarrekening voor bedrijven met hoge rente die zijn cashpositie maand na maand verbeterde.

Door de juiste strategieën voor cashflowbeheer toe te passen, kun je de financiële obstakels van je bedrijf overwinnen en duurzame groei bereiken.

Ontvang je gratis cashflowmanagement sjabloon

De meeste bedrijven kunnen niet overleven zonder goed cashflowbeheer. Maar met de juiste strategieën en tools voor cashflowbeheer kan iedereen het doen. Neem de tijd om je nu te organiseren, en het zal gemakkelijk zijn om het bij te houden.

Als je dat nog niet hebt gedaan, vergeet dan niet om je gratis cashflow-sjabloon te downloaden.