Inventarverwaltung: Praxisguide für vollen Überblick (2024)

Kommen dir diese Situationen bekannt vor?

Dein Lager quillt langsam aber sicher über und du weißt nicht mehr genau, wo sich eigentlich was befindet und wie viel deiner Waren überhaupt noch vorhanden ist? 

Neue Mitarbeitende werden eingestellt oder es werden Ersatzgeräte benötigt und plötzlich fragt man sich, ob denn noch genügend Laptops zur Verfügung stehen und wo denn eigentlich die Mauspads liegen.

Wenn du jetzt heimlich genickt hast, geht es dir wie vielen Unternehmen, egal welcher Größe. Schließlich gibt es unzählige Dinge, die zum Inventar eines Unternehmens gehören.

Du weißt nicht mehr, wie viel von deinen Arbeits- und Betriebsmitteln vorhanden und wo diese zu finden sind? Mit einer passenden Inventarverwaltung ist damit Schluss! Wir zeigen dir, wie du Ordnung in dein unternehmenseigenes Inventar bringst. So bereitet dir die jährliche Inventur kein Kopfzerbrechen mehr.

• Was ist Inventarverwaltung?
• Inventur vs. Inventar - Eine Definition
• Inventarverwaltung – Wie stelle ich das an?
• Vorteile der Inventarverwaltung
• Inventarverwaltung mit Software: Worauf du achten solltest
• Kostenlose vs. kostenpflichtige Inventarsoftware

Was ist Inventarverwaltung?

Unter Inventarverwaltung versteht man die Erfassung und Verwaltung des Inventars eines Unternehmens. Damit hast du jederzeit den Überblick über deine Vermögenswerte und Schulden – oder vereinfacht gesagt „alles, was im Unternehmen vorhanden ist“.

Inventar vs. Inventur – Eine Definition

Das Inventar ist ein Verzeichnis aller Vermögensgegenstände (z. B. Maschinen, Lagerbestände, Bankguthaben) und Schulden (z. B. Verbindlichkeiten) eines Unternehmens. Aus der Gegenüberstellung dieser Posten ergibt sich das Eigenkapital der Firma. Ein solches Inventar wird im Rahmen der Inventur aufgestellt.

Als Inventur wird der Prozess der Bestandsaufnahme sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden bezeichnet. Die Inventur wird in der Regel am Ende eines jeden Geschäftsjahres durchgeführt. 

Exkurs: Rechtliche Vorschriften

Jeder Unternehmer bzw. jede Unternehmerin, die Kaufmann i. S. d. Handelsgesetzbuch (HGB) und zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, sind zu einer jährlichen Inventur verpflichtet. Die rechtlichen Grundlagen bilden dazu die §§ 240 ff. HGB und §§ 140 ff. Abgabenordnung (AO).

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Inventarverwaltung: Wie stelle ich das an?

Das Inventar kann je nach Größe eines Unternehmens einen ordentlichen Umfang aufweisen. Händler:innen haben volle Lager mit unzähligen Artikeln. In den Produktionshallen der Industriebetriebe steht eine Vielzahl von Maschinen und Anlagen. Von den unternehmensinternen Geräten wie Laptops und Co. ganz zu schweigen. Für die Inventarverwaltung gibt es daher unterschiedliche Lösungen und Grundsätze.

Lesetipp: Du willst mehr Ordnung in dein Lager bringen? Wir zeigen dir, wie du den Lagerumschlag zur Optimierung einsetzt!>

Eine passendere Lösung kann daher der Einsatz einer Inventarsoftware darstellen, die dir die Bestandsaufnahme vereinfacht. Zusätzlich können weitere Angaben beispielsweise zu Standorten, Nutzer:innen, Garantien und Inventargruppen weitestgehend automatisiert festgehalten werden. Für viele Onlinehändler:innen ist das der erste Schritt zu einer übersichtlichen Lagerverwaltung.

Egal welche Methode du wählst, wichtig ist, dass du bestimmte Anforderungen nicht aus den Augen verlierst.

#1 Liste jeden Inventargegenstand auf und notiere

• Art
• Menge
• Geldwert

#2 Ordne jeden Gegenstand einer übergeordneten Kategorie zu

• Anlagevermögen
• Umlaufvermögen
• Langfristige Schulden
• Kurzfristige Schulden

#3 Stelle ein detailliertes Inventarverzeichnis auf

Ein Inventarverzeichnis ist ein detailliertes Verzeichnis, meist in Tabellenform, mit allen zum Stichtag vorhandenen Vermögenswerten und Schulden. Im Gegensatz zu einer einfachen Inventarliste enthält ein solches Verzeichnis Informationen zu einzelnen Werten der aufgeführten Posten.

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Vorteile der Inventarverwaltung

Auch wenn die gesetzlichen Regelungen für dich nicht greifen und du nicht zu einer Inventur verpflichtet bist, kann sich eine ordentliche Inventarverwaltung für dich lohnen.

#1 Ordnung der unternehmenseigenen Gegenstände

Fragen wie beispielsweise „Haben wir noch…?“ oder „Wo ist eigentlich…?“ sind mit der richtigen Inventarverwaltung passé. Langes Suchen und Recherchieren ist nicht mehr nötig.

Dein Lager bereitet dir Probleme? In diesem Beitrag zeigen wir dir, was es mit einem Lagerverwaltungssystem auf sich hat und wie du ein solches nutzt! 

#2 Volle Transparenz

Eine transparente Darstellung der Sachwerte eines Unternehmens vereinfacht die Verwaltung enorm, sodass Mitarbeiterfluktuation, Einstellungen oder Restrukturierungen keine Herausforderungen mehr darstellen.

#3 Überblick über Vermögen und Schulden

Die konstante Führung eines Inventars erleichtert dir den Überblick über deine Vermögenssituation. Du bist zu jederzeit über dein Inventar informiert.

Lesetipp: Du hast dich schon immer mal gefragt, was die Aufgaben eines Shop Manager bzw. einer Shop Managerin sind? Unser Beitrag liefert Antworten!

#4 Erleichtert Versicherungsfälle und Neuanschaffung

Geräte wie beispielsweise Laptops oder Anlagen können kaputt gehen. Mit einer Inventarverwaltung und den wichtigsten Informationen auf einen Blick kannst du Versicherungsfälle effizienter lösen und eventuelle Neuanschaffungen sind schneller durchführbar.

#5 Softwarelösungen mit zusätzlichen Funktionen

Einige Softwarelösungen bieten nicht nur Unterstützung für die Inventarverwaltung, sondern auch umfangreiche Funktionen für das Bestandsmanagement, das Lieferantenmanagement oder auch die Buchhaltung. So bringst du nicht nur Ordnung in deine unternehmenseigenen Dinge, sondern auch in dein Lager.

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Inventarverwaltung mit Software: Worauf du achten solltest

Der Einsatz von Inventarsoftware verspricht eine einfache Verwaltung deines Unternehmensbestandes und eine effizientere Inventarführung. Programme dieser Art verschaffen einen detaillierten Überblick, senken Suchkosten und Materialverluste. Mit der besseren Organisation und Dokumentation weißt du jederzeit wie viel Geräte sich an welchem Ort befinden und wer diese gerade nutzt.

Lesetipp: In diesem Beitrag erfährst du, was der Point-of-Sale (POS) ist.

Damit dir der Softwareeinsatz das Leben leichter macht, solltest du auf ein paar Dinge achten.

1. Grundlegende Funktionen 

Eine effektive Inventarverwaltungssoftware muss über grundlegende Funktionen wie beispielsweise Filterung und Suchfunktion nach bestimmten Merkmalen, Soll-Ist-Abgleiche und eine Inventarhistorie verfügen.

Zusätzlich sollten übersichtliche Auswertungen in Form von Berichten und Analysen möglich sein, um volle Transparenz zu gewährleisten.

Wir zeigen dir, was es mit der SKU-Nummer auf sich hat!

2. Hilfsmittel

Die Nutzung mobiler Barcode-Scanner oder die Nutzung der Software über eine App mit dem Handy machen die Inventarverwaltung noch einfacher. Achte bei der Auswahl der passenden Software also auch auf künftige Anforderungen und die Möglichkeit, Hilfsmittel zu implementieren.

3. Schnittstellen 

Gute Inventarsoftware ermöglicht nicht nur den Im- und Export von beispielsweise Excel-Dateien, sondern bietet auch Schnittstellen zu anderen Systemen. Gerade wenn die Software weitere Funktionen beispielsweise für die Lagerhaltung bietet, sind Schnittstellen zu Versanddienstleistern etc. Gold wert.

4. Nutzerfreundlichkeit 

Bei der Nutzung einer Softwarelösung für die Inventarverwaltung sollte die Nutzerfreundlichkeit eines der wichtigsten Kriterien darstellen. Damit du Zeit und Geld einsparen kannst, müssen alle Mitarbeitenden mit der Software zurechtkommen.

5. Arbeiten im Team 

In großen Unternehmen sind in der Regel mehrere Personen oder auch Abteilungen an den Inventarführung beteiligt. Dies sollte eine passende Inventarsoftware auch darstellen können.

Kostenpflichtige vs. kostenlose Inventarsoftware

Die Entscheidung für eine Inventarsoftware ist immer auch eine Entscheidung zwischen kostenpflichtigen und kostenfreien Programmen. Bei dieser Wahl sind einige Punkte wie beispielsweise die Art und Vielfalt deiner Betriebsmittel aber auch unternehmensspezifische Bedürfnisse zu beachten.

Lesetipp: Du bist auf der Suche nach neuen Kund:innen? In unserem Beitrag zum Thema Akquise liefern wir dir Tipps & Tricks zur Kundengewinnung!

Damit dir die Auswahl leichter fällt, haben wir für dich die Vor- und Nachteile beider Varianten gegenübergestellt.

Fazit

Die Inventarverwaltung ist eine nicht zu unterschätzende Aufgabe. Neben deinem eigenen Lager hast du noch viele andere Dinge zu beachten. Oftmals geht im stressigen Alltag die Verwaltung der unternehmenseigenen Vermögensgegenstände unter.

Sobald ein neuer Mitarbeiter bzw. eine neue Mitarbeiterin eingestellt wird, Mitarbeitende das Unternehmen verlassen oder allgemein umstrukturiert wird, geht die Suche nach Gerätschaften oder einem geeigneten Lagerplatz los.

In solchen Situationen wird einem die Wichtigkeit der Verwaltung des eigenen Inventars bewusst. Damit du das lange Suchen beim nächsten Mal vermeidest und die Inventur am Ende des Jahres ein Klacks wird, empfiehlt sich eine gute Inventarverwaltung.

Heutzutage stehen genügend Software-Lösungen zur Verfügung. Diese helfen dir dabei, die Unternehmensgegenstände effizient zu verwalten und bieten oftmals noch weitere Funktionen für andere Unternehmensbereiche. 
Wir wünschen dir vollen Erfolg!