Da lavoretto ad azienda. La storia di successo di Sottotesi.

Margherita e Francesca hanno avviato la loro attività quando erano ancora fresche di studi. Oggi hanno un ufficio a Bologna, un team e circa 400 collaboratori in tutta Italia.

Ho intervistato Margherita e mi sono fatta raccontare la loro storia.

Com’è nata l’idea per il progetto Sottotesi?

Io e Francesca nel periodo universitario ci siamo sempre mantenute facendo ripetizioni.

Un giorno un’amica ci chiese aiuto per rivedere e impaginare la tesi. In quel momento abbiamo intuito che c’era un grande bisogno di supporto agli studenti e così abbiamo pensato di strutturare questo percorso trasformandolo in un lavoro.

Abbiamo cominciato aprendo partite IVA individuali e poi a luglio del 2015 abbiamo creato la nostra società, Sottotesi.

E ci abbiamo visto giusto, perché sin dal primo giorno di attività abbiamo cominciato a fatturare.

Che servizi offrite?

Ci occupiamo di tutto quello che può servire agli studenti, come revisione della tesi, preparazione degli esami, scrittura di lettere motivazionali per Erasmus o per lavoro, stesura di curricula.

Arriviamo a esaudire anche richieste molto specifiche, per esempio c’è chi ci chiede aiuto per alcuni software come quelli di elaborazione dati — Stata, SPSS, Matlab — oppure software di progettazione come AutoCAD.

Negli anni abbiamo creato una rete sempre più vasta di collaboratori specializzati in tutti i settori disciplinari — oggi sono circa 400 — e grazie a loro riusciamo a soddisfare le richieste dei nostri studenti.

Lavoriamo sodo per coprire tutti i settori: appena scopriamo che c’è qualcosa di nuovo che ancora non facciamo cerchiamo di reperire subito una figura specializzata.

Siete attivi in tutta Italia?

Sì, da sempre. Bologna è la nostra nicchia di mercato migliore perché abbiamo qui il nostro ufficio, organizziamo eventi e i ragazzi ci conoscono. Ma operiamo su tutto il territorio.

I servizi che forniamo sono via Skype o di persona. Alcuni chiedono espressamente di fare lezione in videochiamata perché magari per motivi di lavoro hanno orari particolari, poco compatibili con spostamenti per andare a fare ripetizione. Alcuni richiedono un tutor disponibile in orari serali.

Per servizi come traduzioni, curriculum e tesi in genere le comunicazioni avvengono via email e telefono.

Altre volte i ragazzi ci chiedono servizi di persona e cerchiamo sempre di soddisfare le richieste. Abbiamo tutor sparsi su tutto il territorio italiano, quindi riusciamo sempre ad accontentare i nostri studenti.

La gestione dell’attività

Quanti siete e come vi dividete i compiti?

In ufficio di solito siamo in 4 o 5 persone: io, Francesca e i nostri tirocinanti. E poi ci sono i collaboratori esterni, cioè i tutor di cui ti parlavo prima.

Francesca si occupa della parte amministrativa e burocratica, io del rapporto con i tutor e della loro gestione. Entrambe pensiamo al rapporto con i clienti e alla parte commerciale.

I tirocinanti — che in genere sono studenti di scienze della comunicazione — ci aiutano nella parte comunicativa e nell’organizzazione degli eventi.

Come selezionate i tutor?

Le richieste di collaborazione ci arrivano da diversi canali: il form sul sito, il curriculum lasciato in ufficio, le telefonate.

Se il profilo mi sembra adatto, fisso un colloquio, a Bologna se il candidato è in zona, altrimenti via Skype o telefono.

Quello che chiedo è che i ragazzi siano laureati e appassionati di quello che hanno studiato. Altri aspetti poi emergono durante le prime collaborazioni, per esempio la capacità di empatizzare con il cliente o la puntualità nel rispetto delle scadenze.

Per questo cerco sempre di dare un primo incarico alle persone che mi sembrano più interessanti e adatte al ruolo, così posso testarle sul campo. Se tutto va bene, la collaborazione prosegue.

Ci sono degli strumenti di cui non potreste fare a meno per la gestione dell’attività?

Fattureincloud ci ha facilitato molto il lavoro all’inizio e ci ha preparato alla fatturazione elettronica che a breve sarà obbligatoria. Per il resto usiamo i classici software da ufficio e per il cloud.

Le fondatrici di Sottotesi, Francesca e Margherita.

Il rapporto con i clienti

Come curate il rapporto con i vostri clienti?

I clienti sono affidati ai nostri tutor ma noi ci teniamo sempre a essere presenti e a supervisionare tutto. Spesso diventiamo la valvola di sfogo degli studenti con problemi di ansia o insicurezza.

Manteniamo ottimi rapporti con i nostri vecchi clienti, con quelli che vivono a Bologna capita anche di incontrarsi.

È un aspetto che curiamo molto. Il nostro ruolo non si esaurisce nel fare il match tra tutor e studente: ci teniamo a seguire tutto il percorso.

Vi è capitato di ricevere reclami o recensioni negative? Come li avete gestiti?

È successo un paio di volte e d’altra parte è normale perché alla base dei nostri servizi c’è un lavoro intellettuale e umano che non è infallibile.

Può capitare che il match non sia giusto, che il tutor e lo studente non si prendano per qualche motivo, che lo studente non si fidi.

In ogni caso cerchiamo sempre di risolvere il problema o sostituendo il tutor, o intervenendo personalmente per migliorare degli aspetti che secondo il cliente sono stati tralasciati.

La promozione dell’azienda

Come avete avuto i primi contatti che poi sono diventati clienti?

I primi clienti sono arrivati tramite gli annunci di Kijiji e per passaparola. All’epoca Kijiji riusciva a dare una grande visibilità.

E oggi come promuovete Sottotesi?

Facebook è una grande fonte di clienti. Instagram funziona molto bene. E anche il sito, grazie a una buona SEO: tante richieste ci arrivano dal form di contatto.

Facciamo anche attività offline. Nei primi due anni organizzavamo ogni mese un aperitivo, l’avevamo chiamato il Sottoparty. È stato molto utile per farci conoscere e far affezionare le persone al brand.

Ora ogni tanto facciamo eventi in sede, di solito mostre per le quali organizziamo un piccolo vernissage con buffet. E del catering incarichiamo una startup di nostri amici: ci piace fare rete con realtà vicine alla nostra.

Quali canali vi portano più traffico e vendite?

Google è un’ottima fonte perché per alcune parole chiave abbiamo un buon posizionamento.

Molto traffico arriva anche da Facebook, non solo dalla nostra pagina ma anche dai link ai nostri articoli del blog che condividiamo in vari gruppi di studenti. Dal blog i lettori arrivano alla pagina dei contatti e molto spesso ci scrivono.

Che consiglio daresti a chi vuole avviare un’attività di servizi online?

Consiglierei di partire avendo un sito — e non solo pagine social — ma di studiare molto bene la scelta dell’agenzia che lo costruirà. Sarebbe ancora meglio farsi affiancare da uno specialista della comunicazione digitale prima di arrivare a fare il sito, per avere le idee più chiare su quello che si vuole ottenere con esso.

È importante sapere quali sono le proprie esigenze e possibilità prima di lanciarlo, altrimenti si rischia di sprecare delle risorse.

Si può pensare anche di cominciare con un sito a costo quasi zero per rendersi conto nella pratica delle reali necessità. Per esempio nella prima versione del nostro sito c’erano tante funzionalità che ora non ci sono più. Quando l’abbiamo rifatto, spostandoci su Shopify, abbiamo deciso di eliminarle perché non le avevamo mai usate, non ci servivano.

Conviene partire in piccolo, studiando bene cosa serve, prima di fare un investimento sbagliato, senza però fissarsi sulla perfezione altrimenti si rischia di non lanciare mai il sito.