Gestione dell'inventario di magazzino: cos’è e 11 metodi

Se hai esperienza nel settore commerciale, sai quanto può essere complicata la riconciliazione dell’inventario. Stabilire la corrispondenza tra situazione contabile e inventario fisico del negozio a volte è estenuante — specialmente in presenza di una gestione dell’inventario caotica e approssimativa.

Una gestione dell’inventario efficiente è fondamentale, sia per far quadrare i conti che per massimizzare i profitti. Infatti, le scorte rappresentano un capitale immobilizzato che aspetta di tornare nelle tue tasche attraverso le vendite. Solo monitorando correttamente le giacenze puoi:

• Evitare l’esaurimento dei prodotti, con la perdita di potenziali vendite;
• Attuare strategie commerciali volte a ottimizzare i guadagni.

In questo articolo vedremo cos'è la gestione dell’inventario e come monitorare efficacemente le scorte del tuo negozio online.

Cos'è la gestione dell'inventario?

La gestione dell'inventario consiste nel tracciare la merce in magazzino, individuandone peso, dimensione, quantità e posizione.

L'obiettivo di questa operazione è ridurre al minimo i costi legati alla gestione delle scorte, permettendoti di sapere quando è il momento di rifornire l’inventario con l’acquisto o la produzione di nuovi articoli.

Controllo dell'inventario

I termini “controllo dell'inventario” e “gestione dell'inventario” sono utilizzati in modo intercambiabile. Avere il controllo dell’inventario significa monitorare le scorte disponibili tramite processi efficaci. È molto più facile avere sotto controllo l’inventario adottando un sistema di gestione centralizzato.

Perché la gestione dell'inventario è importante?

La corretta gestione dell’inventario ti garantisce un livello di scorte commisurato alla domanda dei clienti, mettendoti al riparo da potenziali perdite economiche. Del resto:

• Se le scorte sono insufficienti, rischi di non riuscire a far fronte alla domanda perdendo delle vendite;
• Viceversa, in presenza di scorte eccessive, rischi di sprecare denaro nell'acquisto di merci che poi restano invendute.

Ma non è tutto. Una gestione dell'inventario efficace è utile alla tua azienda in vari altri modi.

Vantaggi di una gestione dell'inventario efficace

1. Evitare il deterioramento della merce

Vendi prodotti con una data di scadenza, come alimenti o makeup? C'è la concreta possibilità che si deteriorino, se non provvedi tempestivamente a smaltire le scorte. Quindi, gestire l'inventario in modo efficace ti aiuta a evitare inutili sprechi.

2. Evitare le rimanenze di magazzino

Le rimanenze sono giacenze che restano invendute non necessariamente perché scadute. Possono essere inadatte alla stagione, fuori moda o poco interessanti per il pubblico. Adottando una strategia intelligente, puoi evitare questo costoso errore di inventario.

3. Risparmiare sui costi di magazzino

I costi di magazzino sono spesso variabili, e commisurati alla quantità di merce in giacenza. Se l’approvvigionamento è eccessivo o il prodotto si rivela difficile da vendere, i costi di stoccaggio salgono. Evitare queste situazioni ti farà risparmiare denaro.

4. Migliorare il flusso di cassa

Una migliore gestione dell’inventario non solo razionalizza i costi, ma contribuisce anche in altri modi ad aumentare il flusso di cassa. Ricorda: l'inventario è costituito da prodotti che probabilmente hai già pagato in contanti (inclusi assegni e bonifici). Ma finché i beni restano invenduti, non equivalgono al denaro contante. (Prova a pagare l’affitto con collari per cani o custodie per cellulari...!)

Perciò l'inventario è un elemento di cui tenere conto nella gestione del flusso di cassa. Influisce direttamente:

• Sulle vendite (determina quanto puoi vendere);
• Sulle spese (determina quanto devi comprare).

Entrambi questi fattori incidono sul capitale circolante. In sintesi: più la tua gestione dell'inventario sarà efficace, più liquidità avrai.

Implementando un sistema solido per gestire l’inventario conoscerai sempre le quantità di prodotto disponibili, con esattezza e in tempo reale. In base alle vendite, sarai in grado di fare una proiezione e calcolare quando si esaurirà un prodotto, in modo da riordinarlo per tempo. Questo meccanismo ti aiuterà a non perdere vendite — cosa fondamentale per il flusso di cassa. In più, ti permetterà di pianificare gli approvvigionamenti accantonando delle risorse economiche sufficienti. 

N.B.: I soldi spesi per l’inventario non sono soldi spesi per la crescita, quindi gestiscili saggiamente.

11 metodi per la gestione dell’inventario

Non c’è un unico metodo valido per la gestione dell'inventario. Ogni attività commerciale può adottare il sistema più adatto alle sue esigenze.

Tuttavia c’è un obiettivo che ogni azienda dovrebbe perseguire: eliminare le possibilità di errore umano dai processi di gestione dell'inventario. Questo obiettivo si può raggiungere utilizzando un software. Se hai un negozio Shopify, la funzionalità per la gestione dell’inventario è già integrata.

A prescindere dal sistema utilizzato, le seguenti tecniche miglioreranno la tua gestione dell’inventario aumentando il flusso di cassa:

1. Livelli standard di scorte;
2. Metodo FIFO (First in, first out);
3. Buoni rapporti con i fornitori;
4. Piani di emergenza;
5. Controlli periodici;
6. Analisi ABC;
7. Previsioni accurate;
8. Metodo LIFO (Last In, first out);
9. Metodo JIT (Just-in-time);
10. Scorte di sicurezza;
11. Punto di riordino.

1. Livelli standard di scorte

Semplifica la gestione dell'inventario impostando livelli standard di scorte per ogni tuo prodotto. Si tratta della quantità minima di prodotto che dovresti avere sempre disponibile. Quando le quantità di inventario scenderanno al di sotto dei livelli prestabiliti, saprai che è il momento di rifornirti.

Idealmente dovresti ordinare la quantità minima di prodotto che ti consente di tornare sopra il livello standard. I livelli standard variano a seconda della velocità di vendita e delle tempistiche di rifornimento del prodotto. Per determinarli dovrai compiere una ricerca iniziale e prendere alcune decisioni, ma in compenso potrai automatizzare il processo di ordinazione. Il vantaggio sarà duplice: prenderai decisioni più rapide, e anche il tuo personale sarà in grado di stabilire quando rifornire i prodotti.

Ricorda che le condizioni variano nel tempo. Valuta i livelli standard un paio di volte l'anno, per verificare che restino adeguati. Se intervengono cambiamenti, non esitare ad aumentare o diminuire i livelli standard.

Utilizzare un sistema di evasione ordini esterno intelligente ti aiuta a impostare in anticipo questi parametri, sfruttandoli per costruire una migliore previsione della domanda e per comprendere le tue esigenze di inventario stagionali.

La rete di evasione ordini Shopify Fulfillment Network, attualmente disponibile negli Stati Uniti, garantisce un'allocazione intelligente dell'inventario. Include anche la consulenza di un Success Team in merito alla strategia di evasione degli ordini. Riceverai assistenza per determinare i livelli di sicurezza delle scorte, gestire le relazioni con i partner logistici ed eseguire verifiche a campione sui prodotti.

2. Metodo FIFO (First in, first out)

Questa è una tecnica basata su un importante principio. Le scorte più vecchie (first in) vanno vendute prima (first out) di quelle più recenti. Si tratta di un metodo particolarmente utile per i prodotti deperibili. Infatti serve a evitare il deterioramento della merce.

Ma è una buona idea applicare il FIFO anche ai prodotti non deperibili. Infatti se lasci in fondo al magazzino sempre gli stessi scatoloni, questi con il tempo potranno usurarsi. Anche il design e le caratteristiche dell'imballaggio a volte cambiano. Meglio evitare di ritrovarti con della merce obsoleta e difficile da vendere.

Per implementare il metodo FIFO occorre un magazzino ben organizzato. Di solito, si aggiungono i nuovi prodotti in fondo, o comunque si posizionano davanti le confezioni più vecchie. Se ti affidi a terzi per lo stoccaggio delle merci e l’evasione degli ordini, probabilmente verrà già adottato questo metodo — ma è una buona idea verificare.

3. Buoni rapporti con i fornitori

Per gestire al meglio l'inventario occorre la capacità di far fronte rapidamente ai problemi. Ad esempio, a volte è necessario:

• Effettuare il reso di un articolo che non vende per lasciare spazio a un nuovo prodotto;
• Rifornire velocemente un prodotto che vende bene;
• Rimediare a difetti di fabbricazione;
• Disporre temporaneamente di uno spazio supplementare per stoccare la merce.

In tutti questi casi è importante avere solide relazioni con i fornitori. Le quantità minime d'ordine sono spesso negoziabili. Prova a chiedere di poter acquistare una quantità inferiore di merce, per non trovarti con un inventario eccessivo.

Per stabilire buoni rapporti non basta essere amichevoli. Occorre una comunicazione chiara e proattiva. Avvisa il fornitore quando prevedi un aumento delle vendite o di effettuare molti ordini di acquisto, in modo che possa adeguare la produzione. Chiedi di essere avvertito se un prodotto è in esaurimento, in modo da poter sospendere le promozioni o cercare temporaneamente un altro fornitore.

4. Piani di emergenza

In relazione alla gestione dell'inventario possono sorgere diverse problematiche che rischiano di paralizzarti, se ti colgono impreparato. Ecco alcuni esempi:

• Le vendite aumentano inaspettatamente, e accetti una quantità di ordini che eccede le scorte disponibili;
• Ti trovi a corto di liquidità e non puoi pagare un prodotto di cui hai disperatamente bisogno;
• Durante il tuo picco stagionale delle vendite, non ti basta lo spazio disponibile in magazzino;
• Per un errore di calcolo ti trovi con una quantità di prodotto inferiore al previsto;
• Un prodotto resta invenduto e occupa tutto lo spazio per stoccare la merce;
• Il produttore esaurisce un articolo ma hai ancora degli ordini da evadere;
• Il produttore smette di fabbricare un articolo senza avvisarti.

Il punto non è capire se sorgeranno problemi, ma quando si verificheranno. Individua i rischi che stai correndo e allestisci un piano di emergenza. Come reagirai? Quali misure adotterai per risolvere il problema? Quale sarà l’impatto sulle altre aree della tua attività? Ricorda che in questi casi i rapporti solidi possono fare la differenza.

5. Controlli periodici

Effettuare regolarmente la riconciliazione dell’inventario è vitale. È probabile che tu ti affida a software e report per conoscere le quantità di scorte disponibili in magazzino. Tuttavia, dovresti assicurarti che i dati corrispondano alla realtà. Esistono diversi metodi per farlo.

Inventario fisico

Per fare l’inventario fisico occorre conteggiare tutte le merci disponibili in magazzino. Molte aziende effettuano questa operazione a fine anno perché è legata alla contabilità e al versamento delle imposte sul fatturato. Malgrado questa incombenza venga eseguita normalmente solo una volta l’anno, può essere pesante e noiosa per i commercianti. Infatti in presenza di una discrepanza non sempre è facile individuare il problema, dovendosi esaminare a ritroso l’intero anno.

Controlli a campione

Conteggi l’intero inventario fisico a fine anno e spesso incorri in problemi, oppure hai molti prodotti? Può essere il caso di iniziare a fare dei controlli a campione nel corso dell’anno. Si tratta semplicemente di scegliere un prodotto, conteggiare la quantità realmente in magazzino e confrontarla con quella teorica. Non è un’operazione periodica ed è complementare all'inventario fisico. In particolare, potresti voler effettuare controlli a campione su prodotti problematici o che vendono molto.

Conteggio dei cicli

Per verificare l’inventario, invece di effettuare il conteggio fisico completo alcune aziende ricorrono al conteggio dei cicli. È alternativo al conteggio completo a fine anno ed estende la riconciliazione a tutto l'anno. A rotazione, ogni giorno, settimana o mese si controlla un prodotto diverso. Esistono diversi metodi per determinare quali articoli conteggiare e quando, ma in linea generale il controllo va eseguito più spesso sugli articoli di maggior valore.

6. Analisi ABC

Alcuni prodotti generano più entrate di altri. Puoi classificare le scorte in base alla percentuale di fatturato che producono, secondo questo schema:

Pertanto, i tuoi prodotti più redditizi e di maggiore valore rappresentano lo stock A. Assicurati di avere questi prodotti sempre disponibili, in modo da non perdere occasioni di vendita. Invece lo stock C è la merce difficile da vendere. Potresti offrirla a un prezzo scontato per liberare gli scaffali e ottenere più liquidità dal tuo inventario.

7. Previsioni accurate

Una buona gestione dell’inventario si basa in gran parte sulla previsione accurata della domanda. È incredibilmente difficile non fare errori. Le variabili da prendere in considerazione sono innumerevoli. Anche se non sai mai con certezza cosa ti aspetta, puoi provare ad avvicinarti. Ecco alcuni elementi da considerare quando proietti le vendite nel futuro:

• Tendenze di mercato;
• Vendite dell'anno precedente durante la stessa settimana;
• Tasso di crescita dell'anno in corso;
• Stagionalità ed economia generale;
• Promozioni in vista;
• Campagne pubblicitarie pianificate.

Se esistono altri fattori che possono aiutarti a creare una previsione più accurata, assicurati di includerli.

8. Metodo LIFO (Last in, first out)

È l'opposto del FIFO. La merce acquistata più di recente (last in) viene venduta per prima (first out).

Questo metodo vale quando i prezzi sono in costante aumento, quindi le scorte acquistate per ultime hanno il costo più alto. Un costo maggiore equivale a un minore profitto e perciò a un più basso capitale imponibile. Questo è praticamente l'unico motivo per cui ha senso utilizzare il LIFO.

Il LIFO è un metodo molto difficile da utilizzare realmente per gestire l'inventario. Se tieni la merce più vecchia in fondo agli scaffali, è più probabile che a un certo punto diventi obsoleta e invendibile. E ciò vale sia per i prodotti deperibili che per quelli non deperibili. 

9. Metodo JIT (Just-in-time)

È un metodo per chi è disposto a rischiare — anche se una gestione dell’inventario efficace mitiga notevolmente il rischio. Con il metodo JIT, tieni in magazzino il minimo di scorte necessario per soddisfare la domanda e ti rifornisci prima che i prodotti siano esauriti.

Richiede un’attenta pianificazione e previsioni accurate. Funziona bene per le aziende in rapida crescita, ad esempio per il lancio di un nuovo prodotto o di una nuova linea di prodotti.

10. Scorte di sicurezza

Le scorte di sicurezza costituiscono una riserva per le emergenze ed è quindi una buona idea inserirle nella tua strategia di gestione dell'inventario. Potrai attingere a questo inventario nei casi di necessità come il danneggiamento della merce, un’impennata della domanda, un’interruzione nella catena di distribuzione o qualche altra circostanza imprevista.

Ecco la formula per calcolare le scorte di sicurezza:

L’utilizzo giornaliero è il numero di articoli venduti in un giorno, mentre il lead time è il tempo di approvvigionamento.

Ad esempio, calcoliamo le scorte di sicurezza per un venditore di smartphone fabbricati in Cina. Ipotizziamo che in un giorno si vendano mediamente 10 smartphone ma nel weekend si possa arrivare a 20. Inoltre immaginiamo che il tempo medio di approvvigionamento sia 40 giorni ma si possa arrivare a 50. In questo caso la scorta di sicurezza da accantonare sarebbe pari a 600 smartphone, perché:

(20 x 50) - (10 x 40) = 600

11. Punto di riordino

Il punto di riordino ti segnala quando è il momento di rifornire le scorte. In sostanza devi riordinare la merce quando raggiungi la soglia necessaria per far fronte alla domanda durante il tempo di approvvigionamento, senza intaccare le scorte di sicurezza.

Puoi usare la seguente formula per calcolare il punto di riordino del tuo negozio:

Punto di riordino = Domanda nel Lead time + Scorta di sicurezza

Tornando all’esempio precedente, il riordino dovrà avvenire quando restano 1000 articoli in magazzino:

(10 x 40) + 600 = 1000

Il calcolo del punto di riordino è fondamentale per un'efficace gestione delle scorte. Si tratta di un’operazione complessa, specialmente se vendi molti prodotti. Il tutto sarà molto più semplice se scegli di automatizzare la gestione dell’inventario.

Qual è il sistema migliore per la gestione dell'inventario?

Molti negozi iniziano gestendo l’inventario manualmente, con carta e penna. Tuttavia il vecchio metodo diventa rapidamente scomodo — soprattutto se hai obiettivi di crescita. Oltretutto ti rende più esposto al rischio di errore umano, che può costarti perdite di tempo e denaro.

È preferibile utilizzare un software per gestire l’inventario. Ti permette di monitorare agevolmente le scorte. E ti dà accesso a ulteriori vantaggi, come gli alert di magazzino, gli ordini di acquisto automatizzati, i report di inventario e la possibilità di creare account e autorizzazioni per i vari utenti. Combinate insieme, le funzionalità del software ti offrono il controllo completo sull'inventario; ti forniscono le informazioni chiave sulla movimentazione delle merci dai fornitori ai clienti, con tutti i passaggi intermedi.

Stocky

Un sistema per la gestione dell’inventario è Stocky — la soluzione pensata per chi utilizza Shopify POS Pro. Stocky offre funzionalità avanzate e si sincronizza in tempo reale con il tuo negozio Shopify. Il bello è che cresce con te. Ti garantisce la massima scalabilità e uno stack tecnologico idoneo a gestire il tuo inventario ora e in futuro.

Shopify POS ti offre funzionalità avanzate per la gestione dell’inventario e dati analitici completi sulla tua attività online e offline. Il tutto da un unico back office.

Per saperne di più: Commercio unificato: il retail di nuova generazione e i suoi vantaggi

Acquisisci il controllo del tuo inventario

Ricorda: un sistema efficace di gestione dell’inventario può aiutarti a ridurre i costi e a mantenere redditizia la tua attività. Ti consente di analizzare i pattern di vendita, prevedere le vendite future e prepararti agli imprevisti. Con una corretta gestione dell’inventario, un’attività commerciale ha maggiori possibilità di redditività e sopravvivenza.

È ora di prendere il controllo del tuo inventario smettendo di perdere soldi. Scegli le tecniche giuste per gestire le scorte e inizia a implementarle oggi stesso.