Software de punto de venta: qué es y cómo funciona

¿Quieres ampliar las posibilidades de tu ecommerce poniendo en marcha una tienda física? Entonces vas a necesitar un software de punto de venta.

Esta es la solución más eficiente para gestionar las operaciones de tu tienda, aceptar pagos, monitorizar las ventas y mantener el contacto con los clientes, independientemente del producto o servicio que ofrezcas.

En este artículo te ayudamos a explorar todas las opciones disponibles. Aquí encontrarás información de utilidad sobre los software de punto de venta y consejos para escoger el más adecuado para tu negocio.

¿Qué es un software de punto de venta?

Un software de puto de venta (POS, por sus siglas en inglés) es un sistema operativo que se emplea para gestionar tiendas físicas y ventas presenciales. Además, el personal de estos establecimientos lo puede usar para encontrar productos, añadirlos al pedido del cliente y aceptar pagos.

El software POS también incluye otras herramientas de utilidad como informes de ventas, gestión de inventario y programas de fidelización integrados.

Las soluciones POS más modernas, como Shopify POS, permiten a los vendedores gestionar todos estos aspectos de manera simultánea en su tienda online y en su tienda física. ¿De qué modo? Conectando la plataforma de ecommerce con las ventas en persona para que puedas controlar todas las operaciones desde un único lugar sin necesidad de emplear dos sistemas separados. 

¿Cuál es la diferencia entre un software de punto de venta y un sistema de punto de venta?

Un software POS es un sistema operativo, por ejemplo, la aplicación Shopify POS. Una vez que lo instalas en un dispositivo con conexión, como un iPad o una tablet, ya dispones de un sistema POS basado en la nube.

Es decir, mientras que un software POS no es más que un programa informático, un sistema POS es el resultado de combinar software y hardware, como tablets y lectores de tarjetas. De este modo, el sistema POS es la herramienta que empleas para consultar tus productos, hacer ventas y tramitar pagos.

Los sistemas POS más modernos son como un archivador bien organizado en el que toda la información que necesitas está siempre accesible y se actualiza a medida que realizas cambios. Con un sistema POS tendrás una visión rápida y precisa de las operaciones de tu negocio.

¿Qué funcionalidades debe incluir un software de punto de venta?

Algunos software de punto de venta, como Shopify POS, se conectan con tu tienda online e incluyen las funcionalidades que te mostramos a continuación. Es una gran ventaja, porque otras opciones de POS te obligan a emplear diferentes programas dependiendo de las funcionalidades que necesites.

Proceso de pago integrado

Hasta hace no mucho, asociarse con un procesador de pagos de terceros solía ser el único modo de aceptar pagos, con sus ventajas e inconvenientes. Por ejemplo, es habitual que en el momento del cobro tengas que introducir los números de la tarjeta de forma manual en tu terminal de pagos, así como la cantidad total del pedido. Esto aumenta el riesgo de que no realices el cobro correctamente, aparte de que ralentiza el proceso.

Por otro lado, las comisiones que se aplican en el procesamiento de pagos de terceros varían en función de la tarjeta que empleen tus clientes. Esto implica que la cantidad que destinas mensualmente al pago de estas comisiones no es siempre la misma, por lo que te resultará más complicado llevar un control del flujo de caja.

Por suerte, ya dispones de otras alternativas. Por ejemplo, Shopify POS funciona con un sistema de procesamiento de pagos perfectamente integrado en tu software de punto de venta: Shopify Payments. El coste total de los pedidos aparece automáticamente en tu lector de tarjetas, de manera que no tendrás que introducir ninguna cifra manualmente. También puedes hacer un seguimiento de las transacciones y consultar cuándo llegarán los fondos a tu cuenta bancaria a través del administrador de Shopify.

Consejo: Shopify Payments está incluido en todos los planes de Shopify POS, sin necesidad de registrarse y sin tarifas de configuración. Controla tu flujo de caja con mayor precisión y paga una comisión prenegociada para todas las tarjetas de crédito a partir del 2,4 %.  

Pago móvil

Si alguna vez has comprado en una tienda con una caja registradora convencional, sabrás lo frustrante que resulta hacer cola para pagar. Con un software POS puedes despedirte de estas colas y facilitar el pago a tus clientes. Los software de punto de venta como Shopify POS se pueden instalar en cualquier tablet o smartphone, facilitando un sistema POS móvil. 

A través de estos dispositivos móviles, el personal puede consultar el inventario, procesar la venta, tramitar cambios y devoluciones o realizar cobros sin apartarse del cliente. En lugar de tener a los compradores haciendo cola en la caja, el sistema va allí donde están.

En caso de que los empleados estén atendiendo a más de un cliente al mismo tiempo, el sistema POS móvil les permitirá guardar el pedido del cliente para recuperarlo más tarde. De este modo tienen la opción de atender a otro cliente sin perder los datos del anterior, ahorrando mucho tiempo en el proceso de cobro una vez que los compradores estén listos para pagar.

El sistema POS móvil también te permite ofrecer una experiencia de compra única y sin complicaciones, a la altura de las expectativas del usuario. Todas estas facilidades se traducen en una experiencia de compra más fluida y en una mejora de la satisfacción del cliente.

Gestión centralizada del inventario

Aunque hay muchos software de punto de venta que permiten gestionar el inventario, no todos ofrecen esta opción para múltiples canales, como diferentes localizaciones de tiendas físicas, tiendas online y almacenes. Sin embargo, la gestión eficiente del inventario es fundamental para garantizar el éxito de estas operaciones, tanto si trabajas en una única tienda como si lo haces en varias a la vez.

Escoge un software que centralice todo tu inventario en un único sistema para que puedas gestionarlo todo desde un mismo sitio. Esto te ayudará a disponer siempre del stock necesario para satisfacer la demanda, evitando problemas de escasez o de exceso de mercancía.

En este artículo en inglés, Sophie Rankine, cofundadora de la empresa de cerámicas elph ceramics, asegura que emplear un software de punto de venta conectado con tu plataforma de ecommerce también te ahorra las complicaciones de contar y ajustar el inventario a diario para garantizar la disponibilidad de stock. Gracias a este software siempre sabes lo que tienes.

Ya casi nunca hago recuento de inventario. Todavía lo hago de vez en cuando, pero antes tenía que hacerlo todos los días para saber cuánto habíamos vendido, ajustar el inventario y actualizar las cantidades que los clientes veían en nuestro sitio web. Con Shopify POS, nuestros niveles de stock se sincronizan automáticamente con nuestra tienda online.

Sophie Rankine, cofundadora de elph ceramics

Gestión de las relaciones con el cliente (CRM) 

Una herramienta de gestión de las relaciones con los clientes conectada a tu software de punto de venta te mostrará qué compran los clientes y cuándo lo compran. Estos datos ayudan a personalizar tus comunicaciones, tus campañas de marketing y tu servicio de atención al cliente.

Mientras que lo habitual es que para configurar ciertos aspectos necesites un software CRM de terceros, Shopify POS registra todo lo que compran los clientes, dónde, cuándo, el valor total de la transacción y su información de contacto en la propia plataforma.

Al sincronizar esta información con herramientas como Shopify Email, estas funcionalidades integradas de CRM te permiten dar un impulso a tus campañas de marketing por email y a tus programas de fidelización. Esto se traducirá en un incremento de la retención, las compras recurrentes y el valor de vida del cliente.

Consejo: utiliza apps de fidelización como Smile para aumentar la retención de clientes y permitir que estos acumulen y canjeen puntos cada vez que compran en tu tienda física o ecommerce.

Analíticas e informes unificados

La mayoría de los software de punto de venta incluyen la recopilación de datos. Pero el hecho de que recojan esta información solo de tu tienda física puede convertirse en un problema para las marcas que realizan tanto ventas físicas como ventas online. Si eres un vendedor multicanal, no te interesa que estos datos queden aislados por canales de ventas. Esto te obligará a crear hojas de datos manualmente para poder incluir los pedidos online, la información de almacén y otra información relevante.

Te conviene emplear un POS que unifique todos estos parámetros y te ayude a tener una visión global del rendimiento de tu marca. Los datos sobre la tienda física y el ecommerce se muestran en los mismos informes para que accedas más rápido a esta información de utilidad. También puedes configurar integraciones con tu software de contabilidad y averiguar cuáles son los productos que mejor funcionan.

Utilizamos Shopify con frecuencia para monitorizar las ventas y los principales indicadores de rendimiento, tanto en tiendas online como físicas. La información se presenta de un modo accesible y te lo pone más fácil a la hora de averiguar qué productos están funcionando mejor.

Miguel Cardona, director de desarrollo de negocio en PDPAOLA

Consejo: con Shopify PRS tienes la posibilidad de unificar la información de tu tienda física y online en un único back office, desde la información de cliente hasta las ventas. Consulta los informes para identificar tendencias con mayor rapidez, capitalizar oportunidades e impulsar el crecimiento de tu marca.

Gestión de la plantilla

A medida que tu negocio crece, también lo hace tu plantilla de empleados. Las operaciones de tu tienda serán cada vez más complejas, con más servicios y productos a disponibilidad del cliente. Invierte en un software de punto de venta que te ayude a gestionar a tus trabajadores a medida que aumenta la plantilla.

Como mínimo, tu POS debería tener capacidades de planificación y contabilidad, y ofrecerte información sobre el rendimiento de tus empleados: ventas diarias, media de coste por pedido, número de artículos en cada pedido, etc.

Los roles y permisos de los empleados también te facilitarán la gestión de tu equipo de ventas. Con estas reglas podrás establecer límites en relación con lo que cada persona puede hacer o no en la tienda (como cambiar el precio de un producto o aplicar un descuento), sin necesidad de aprobación por parte de un director de personal.

Recibos físicos y por email

Un software de punto de venta realmente completo debería ofrecer a los clientes un resguardo de su compra. Esto no solo facilita los cambios y las devoluciones, sino que puede ser un buen método para recabar información de los clientes y crearles un perfil en el momento del pago.

Enviar tickets digitales por email también es una buena idea. Esta práctica te permite recopilar información de contacto del cliente durante el pago, crear una lista de emails e impulsar tus esfuerzos de marketing. Simplemente, asegúrate de que están conformes recibir tus emails antes de enviarles nada.

Tarjetas de regalo aptas para tiendas físicas y online

Las tarjetas de regalo se están haciendo muy populares. De hecho, en 2023 el mercado mundial de las tarjetas de regalo alcanzó los 534,4 mil millones de dólares, y se espera que entre 2023 y 2032 esa cifra aumente más de un 20 %. Este crecimiento se debe, en parte, a las tendencias de compra de los milenials y al incremento de las tarjetas de regalo digitales (eGift) que los compradores pueden adquirir tanto en tiendas físicas como en ecommerces.

Pero no todos los software de punto de venta permiten el uso de tarjetas eGift en tiendas físicas y de tarjetas físicas en tiendas online, lo que puede convertirse en un problema para los clientes. Asegúrate de que tu POS ofrece esta flexibilidad en las compras, sea cual sea la opción que escojan tus usuarios.

Consejo: con Shopify POS tienes la opción de vender tarjetas de regalo físicas o digitales que se pueden canjear en tiendas convencionales y en ecommerces. Vende tarjetas físicas en tu tienda física y envía tarjetas digitales por email a los clientes para que las canjeen según sus preferencias.

Opciones de fulfillment de pedidos flexible

Un software de punto de venta conectado con tu tienda online también te ayuda a ofrecer opciones de fulfillment más flexibles que permiten a tus clientes recibir sus pedidos del modo que les resulta más conveniente.

La recogida en tienda (también conocida como ‘comprar online, recoger en tienda’), puede ayudarte a mejorar las ventas. Una vez que tienes al cliente en tu tienda física, tienes una oportunidad para atenderle, ayudarle a descubrir nuevos productos y añadir más artículos a su pedido.

Por otro lado, el fulfillment de los pedidos con envío al cliente (comprar en tienda, enviar al cliente) puede ser un impulso para las compras en tienda física, sobre todo si trabajas con un inventario limitado o si te quedas sin stock con regularidad. En lugar de limitarte a vender los productos que tienes en stock en tu tienda, puedes cerrar ventas con productos fuera de stock y enviarlos a los clientes desde cualquier tienda física o almacén en el que sí los tengas disponibles.

Con todo, ofrecer diferentes opciones de fulfillment puede ser difícil cuando trabajas con varios sistemas para gestionar tu ecommerce y tu tienda física. Lo habitual es que necesites plugins de terceros o soluciones alternativas que complican el proceso. Shopify simplifica el fulfillment con opciones integradas que puedes configurar en minutos desde tu perfil de administrador para tener bajo control tu tienda física y tu tienda online sin complicaciones y desde una misma plataforma.

¿En qué hardware se ejecuta un software de punto de venta?

¿Tienes una tienda pop-up, vendes tus productos en eventos o dispones de un espacio de ventas físicas permanente? Es imprescindible que conectes tu software de punto de venta al hardware adecuado para poder aceptar pagos y monitorizar las ventas.

Como mínimo vas a necesitar instalar tu software POS en una tablet o un smartphone. Una vez instalado, ese dispositivo se convertirá en tu terminal POS. Para aceptar pagos en persona, necesitarás también un lector de tarjetas.

Aquí tienes un listado de los tipos de hardware POS más habituales en los negocios minoristas. Ten en cuenta que el hardware que vas a necesitar dependerá de la configuración de tu tienda, y que el coste de tu sistema POS variará dependiendo de la cantidad de hardware que necesites.

• Dispositivo conectado (como un iPad u otro tipo de tablet). Para usar un software POS deberás instalarlo en un dispositivo portátil. Una vez que hayas instalado el software en un dispositivo, este se convertirá en tu terminal POS, y será la herramienta que emplees para encontrar productos y cobrar a los clientes.
• Lector de tarjetas de crédito/débito. Un lector de tarjetas es esencial si quieres aceptar pagos seguros en tu tienda. Verifica que tu lector de tarjetas acepta pagos contactless (como ApplPay), tarjetas con chip y tarjetas de banda magnética.
• Caja registradora. Para atender a los clientes que deseen pagar en efectivo, deberás disponer de una caja registradora conectada a tu software de punto de venta. Así podrás hacer un seguimiento del dinero en efectivo para que el cierre de caja al final del día sea más rápido y preciso.
• Impresora de tickets. Aunque los tickets por email están cada vez más extendidos, se sigue empleando la impresora de tickets. En este documento deberá reflejarse el producto que ha comprado el cliente, cuándo lo ha comprado, en qué tienda y cuánto le ha costado.
• Escáner de códigos de barra. Para leer la etiqueta de un producto y añadirlo al carrito de la compra durante el checkout necesitarás un escáner de códigos de barra. También puede emplearse para agilizar el recuento de inventario.

¿Cuáles son los beneficios de un software de punto de venta?

Conectar un software de punto de venta con tu tienda online te ayudará a administrar todo tu negocio desde un único sistema. Sincronizar un ecommerce y una tienda online de este modo y gestionarlas desde un mismo lugar impulsará el crecimiento de tu negocio y te ahorrará muchas complicaciones.

Gestiona todo tu inventario desde un único sitio

Si utilizas diferentes sistemas para tus ventas online y tus ventas físicas, seguramente emplees una interfaz de programación de aplicaciones (API, por sus siglas en inglés) para compartir datos entre ambos. Pero las API no siempre son 100 % fiables.

Estas soluciones están diseñadas por terceros, es decir, por empresas ajenas a tu plataforma de ecommerce y a tu proveedor de software de punto de venta. Y aunque permitan compartir datos entre sistemas, este proceso a veces no es inmediato.

En muchos casos, las API no pueden compartir información a la misma velocidad que se producen cambios en tus sistemas. En este sentido, Felix Ilett, jefe de ventas de la marca de roma Mister Zimi, asegura en este artículo en inglés que la dependencia de una API a la hora de compartir el inventario entre tu POS y tu plataforma de ecommerce conlleva ciertos riesgos.

“Tuvimos un problema grave con las ventas de nuestro almacén online”, declara Felix. “Hubo un número importante de usuarios comprando en nuestro sitio web y la API de Vend POS no podía actualizar el inventario a la misma velocidad a la que se estaban realizando transacciones. Esto provocó que en la web se mostrara una disponibilidad de stock incorrecta y que vendiéramos por encima de nuestro inventario”.

El equipo tuvo que dedicar mucho tiempo a averiguar qué artículos habían vendido fuera de stock, lidiar con los reembolsos y gestionar una importante crisis en la relación con el cliente.

La confianza de nuestros clientes es lo más importante para nosotros. Esta experiencia nos hizo darnos cuenta de que queríamos que la gestión de nuestro inventario se realizara íntegramente desde Shopify en lugar de emplear sistemas diferentes conectados por API.

Felix Ilet, jefe de ventas en Mister Zimi

Con Shopify POS ya no es necesario que hagas un recuento manual del inventario en tienda y que lo pases al software de punto de venta de tu ecommerce para ajustar las cantidades disponibles.

Estas se corrigen automáticamente y en tiempo real a medida que vas vendiendo tus productos. De este modo te aseguras de que los datos son siempre fiables. La disponibilidad de productos que ven los compradores online es la misma que tienes en stock en tu tienda física y en tu almacén.

Revisa los informes de la tienda física y online desde un solo lugar 

Con todos los datos de tu ecommerce y de tu tienda física en el mismo sistema, resulta mucho más sencillo tener una visión completa de tu negocio.

En lugar de exportar datos desde tu plataforma de tu ecommerce y tu software de punto de venta para obtener informes personalizados, tendrás una visión mucho más completa de tus ventas y la posibilidad de filtrarlas por canal.

Esta visión unificada de tu negocio te lo pondrá más fácil a la hora de saber cuáles son los productos que están teniendo más salida y cuáles se han quedado estancados.

Consejo: analiza la información de tu ecommerce y de tu software de punto de venta de manera conjunta para obtener más rentabilidad de tu inventario, medir el impacto de tus ventas físicas en tus ventas online y analizar aspectos como las compras recurrentes o el valor de vida del cliente.

Obtén una visión completa de tus clientes 

La conexión entre el software de punto de venta y la plataforma de ecommerce te ayuda a recabar, monitorizar y gestionar los datos de cliente de forma más eficiente.

Por ejemplo, con Shopify POS puedes crear perfiles de clientes y consultar su historial de compras completo: cuánto dinero han gastado hasta el momento, el número de veces que han hecho un pedido, desde cuándo son clientes de tu marca y todo lo que han comprado tanto en tu tienda física como en tu ecommerce.

En lugar de exportar estos datos para reflejarlos en hojas de cálculo, tendrás toda la información accesible desde un único sitio y actualizada automáticamente en tiempo real.

Consejo: ¿quieres sacarles partido a tus datos de cliente? Prueba Shopify Email para segmentar listas de correo, diseñar y enviar emails personalizados con tu marca o monitorizar los resultados de tus campañas de marketing directamente desde tu perfil de administrador de Shopify.

Mejora las ventas en tienda

Utilizar el mismo sistema para gestionar tu negocio online y físico puede ayudarte a mejorar el servicio al cliente y las ventas.

La mayoría de los software de punto de venta ofrecen la opción de sugerir al cliente productos adicionales que podrían resultarle interesantes. De este modo los empleados lo tienen más fácil a la hora de recomendar productos o de aumentar el valor del pedido.

Pero los software de punto de venta más modernos van un paso más allá y te ayudan a convertir las oportunidades perdidas en ventas. Por ejemplo, con Shopify POS el personal de tienda puede enviar emails de seguimiento a los compradores indecisos de una tienda física, con recordatorios sobre los productos en los que mostraron interés. 

Es algo parecido a los emails por abandono del carrito, pero aplicado a tiendas físicas. Si el cliente finalmente adquiere ese mismo producto en tu ecommerce, la venta se atribuye a la tienda física.

Esto ayuda a los vendedores a cuantificar el papel que desempeñan los negocios físicos en el descubrimiento de productos y a transformar el showrooming (consultar productos en una tienda física) en ventas online.

Acepta pagos en persona

Un software de punto de venta también tiene que servir para aceptar pagos en persona sin complicaciones. Cuando los clientes compran un producto, el POS ayuda a procesar la transacción con rapidez para que recibas el dinero directamente en tu cuenta bancaria.

Los métodos de pago aceptados por un software de punto de venta suelen ser:

• Efectivo: se deposita en la caja registradora.
• Tarjetas de banda magnética: el cliente realiza el pago deslizando su tarjeta de crédito/débito por tu lector de tarjetas.
• Tarjetas de chip: el pago se hace mediante sistemas de pago como NFC o EMV, que facilitan el pago sin contacto.
• Pago sin contacto: en este grupo se incluyen, aparte de las tarjetas de chip, otras alternativas como los monederos virtuales tipo Apple Pay o Google Pay.
• Tarjetas de regalo: pueden ser tanto físicas como digitales y canjearse en tiendas físicas o en ecommerces.
• Transacciones sin tarjeta: el cliente realiza el pago con su tarjeta de crédito/débito sin necesidad de que esta esté físicamente presente. Un ejemplo son las compras que se realizan por teléfono.

La principal diferencia entre los software de punto de venta tradicionales y los más modernos está en el procesamiento de pagos móviles. Esta particularidad te permite atender el pago del cliente desde cualquier punto en el que dispongas de conexión a Internet, ya sea en una tienda física, una feria, una tienda pop-up o cualquier otra alternativa.

¿Cuál es el mejor software de punto de venta para minoristas?

Cada negocio tiene sus necesidades particulares y es importante escoger el software de punto de venta que mejor se adapte a ellas. Existen muchas opciones en el mercado, pero por el esfuerzo depositado en su desarrollo y los buenos resultados que ofrece, estamos convencidos de que Shopify POS es una de las mejores alternativas para quienes venden online y en tiendas físicas. Al unificar todos los procesos y herramientas, Shopify POS te permite entender mejor el funcionamiento de tu negocio y aprovechar al máximo su rentabilidad.

Comparativa de POS

• Shopify POS vs Clover POS
• Shopify POS vs Lightspeed POS
• Shopify POS vs Vend POS
• Shopify POS vs Magento POS
• Shopify POS vs Quickbooks POS

Con Shopify puedes gestionar el inventario de tu tienda física y tu ecommerce desde el mismo lugar y consultar cientos de informes a partir de datos unificados. Además, Shopify POS ofrece cuentas ilimitadas para empleados y cajas registradoras, la posibilidad de crear funciones y permisos específicos para cada trabajador y de utilizar funcionalidades de venta que no incluyen de serie otros software de punto de venta.

Shopify POS se integra sin complicaciones en tu ecommerce Shopify. Si tienes intención de hacer ventas online y en tienda física, este es el mejor modo de alcanzar tus objetivos sin los riesgos que supone trabajar con varios sistemas diferentes.

Muchos vendedores se siente frustrados porque intentan integrar  sus sistemas de punto de venta heredados en otras plataformas, como las redes sociales, y no se habían creado para funcionar así. En Shopify, la mayoría de estos sistemas tienen una integración lista para usar.

Mike Riess, propietario de Riess Group

Software de punto de venta: un sistema operativo para tu tienda

Ahora que ya conoces en detalle qué es un software de punto de venta y cómo puede ayudarte, es el momento de que encuentres el mejor POS para tu negocio.

Tanto si ya tienes una tienda física como si estás barajando la idea de expandir tu negocio con una tienda pop-up o moverte por ferias y mercadillos, es importante que encuentres un software que te ayude a afrontar con éxito tus próximos retos. Invertir en un sistema POS moderno es invertir en el crecimiento de tu empresa.

¿Aspiras a simultanear las ventas físicas y online? Asegúrate de que el software de punto de venta que eliges se integra sin problemas con tu plataforma de ecommerce. Con Shopify tendrás acceso a todas las herramientas necesarias para promocionar y vender tus productos a través de múltiples canales. Vende a tus clientes dondequiera que estén y gestiona todo tu negocio desde un único lugar.