Eine Frage der App: wie ein Linzer Fair Fashion Store mit dem Shopify POS und der österreichische Registrierkassenverordnung umgeht

Wo kaufen deine Kunden bei dir ein? An der Ladentheke, im Onlineshop oder ganz flexibel dort, wo sie dich und dein Angebot gerade am besten erreichen? Der Point of Sale (POS) ist der Ort, an dem Händler und Händlerinnen ihre Ware verkaufen. Spätestens seit Beginn der Corona-Krise wissen Konsumierende in aller Welt zu schätzen, wenn auch regionale Unternehmen diesen Ort bei Bedarf aus dem Ladenlokal ins Internet und wieder zurückverlegen können – je nachdem, was die aktuelle Lage vor Ort gerade zulässt.

Um Shopify-Händlern die nötige Flexibilität für den sicheren Weg durch die Krise zu ermöglichen, haben wir im Mai 2020 Shopify POS von Grund auf erneuert und ermöglichen es nun Onlinekunden vor Ort im Laden einzukaufen oder Produkte kontaktlos abzuholen - natürlich sofern die Regelungen der Regierung dies zulassen. 

Was das konkret für den Alltag im Einzelhandel bedeutet und wie sich das neue System mit den strengen Vorgaben für POS in Österreich verbinden lässt, erzählen Anita Katzengruber und Christian Huber, die Inhaber des Fair Fashion Concept Stores Kleider machen Leute, im Interview.

Neben ihrem Ladengeschäft in Linz betreiben sie inzwischen seit 2012 ihren Shopify-Store. Wir haben uns mit ihnen darüber unterhalten, was die neue Version von Shopify POS für ihren Arbeitsalltag bedeutet und wie sie sich mit der österreichischen Registrierkassensicherheitsverordnung (kurz RKSV) vereinbaren lässt.

Ein Multichannel-Angebot für Fair Fashion im Herzen von Linz

Christian Huber und Anita Katzengruber von Kleider machen Leute.

„Vor zwölf Jahren waren Fair Fashion und Nachhaltigkeit noch nicht so große Themen wie sie es heute glücklicherweise sind“, erinnert sich Anita. „Kleine Concept Stores wie Kleider machen Leute waren im Einzelhandel damals sehr ungewöhnlich. In unserer Stadt waren wir damit gleich doppelt bunte Hunde.“ 

Als die Österreicherin 2008 gemeinsam mit ihrem Mann Christian die Slowfashion GmbH gründet, stand für sie fest: Es geht nicht nur um das Design, es geht auch um die Arbeitsbedingungen, um die verwendeten Materialien und darum, den eigenen Konsum neu zu denken.

Heute betreiben Anita und Christian zwei Läden in Linz: Kleider machen Leute und den In The Box Shop, die beide sogar in derselben Straße zu finden sind. „Unseren ursprünglichen Laden haben wir vor acht Jahren gegen einen Standort mit besserer Frequenz eingetauscht“, erzählt Christian. „Nur den Onlineshop, den haben wir eine ganze Weile vor uns hergeschoben. Wir wussten, dass das kosten- und zeitintensiv wird – und wir dachten: Es ging bisher auch immer ohne.“

Nach intensiver Recherche entschieden sie sich 2012, mit Shopify in den E-Commerce einzusteigen – zu einer Zeit, als das System in Österreich noch kaum bekannt war. „Wir haben beschlossen, uns mit Multichannel-Angeboten am Markt zu etablieren“, sagt Anita. Eine Entscheidung, die sich im Jahr 2020 ganz besonders rentiert hat: Als sich infolge der Pandemie auch in Österreich die Innenstädte zu leeren begannen, verlagerte auch Kleider machen Leute unter dem Motto „Lockdown, dress up“ einen Teil des Geschäfts in den eigenen Onlineshop – aber eben längst nicht alles.

Lesetipp: 20 Beispiele von spannenden Shopify-Händlern, die ihre Onlineshops großartig umgesetzt haben, stellen wir dir hier vor.

Vom Onlineshop an die Ladentheke und wieder zurück: Wie erleichtert Shopify POS das Multichanneling?

Anita: Keine Frage, Onlineshopping ist flexibel, herrlich unkompliziert und bietet gerade in einer so ungewissen Zeit wie dieser viele Vorteile für uns und unsere Kunden. Aber wenn wir ganz ehrlich sind, dann schlägt unser Herz doch vor allem für den intensiven Austausch mit unserer Kundschaft und der ist einfach noch schöner, wenn man sich dabei in die Augen schauen kann.

Christian: Deshalb war für uns von Anfang an klar, dass wir Shopify POS ausprobieren wollten. Damit holen wir den Onlineshop gewissermaßen an die Ladentheke und können unseren Kunden einfach viel mehr Freiraum bieten, um genau so einzukaufen, wie es ihnen gefällt.

Seit dem Frühjahr 2020 hat sich unser Multichanneling auch insofern bezahlt gemacht, als dass es einfach für jede Situation in der Pandemie einen Lösungsweg eröffnet. 

Anita: Oder zumindest so, wie es in Anbetracht der Umstände eben geht. Seit dem Frühjahr 2020 hat sich unser Multichanneling auch insofern bezahlt gemacht, als dass es einfach für jede Situation in der Pandemie einen Lösungsweg eröffnet. Die Geschäfte bleiben zu? Kein Problem, der Onlineshop ist immer geöffnet. Die Geschäfte sind wieder offen, aber unsere Kundschaft will nur so viel Zeit im Laden verbringen wie unbedingt nötig? Auch kein Problem, dank Shopify POS können sie ihre Lieblingsstücke online bestellen, kontaktlos bei uns abholen und zu Hause in aller Ruhe anprobieren.

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Was hat sich 2020 an Shopify POS verändert?

Christian: Der Shopify-Partner Moving Primates half uns, POS zu etablieren. Als die erste Version veröffentlicht wurde, waren wir unter den ersten, die das System getestet haben.

Deshalb fällt uns auch jetzt so stark auf, wie groß der Unterschied zwischen der alten und der neuen Bedienoberfläche ist. Es standen beispielsweise schon immer alle Zahlungsmethoden zur Auswahl, die unsere Kunden bei uns angefragt haben, aber jetzt ist das alles einfach noch viel bedienungsfreundlicher eingerichtet.

Lesetipp: Auch das Berliner Unternehmen Paper & Tea setzte bereits früh auf das Shopify POS. Welche Erfahrungen sie damit gemacht haben, liest du in diesem Beitrag.

Anita: Was ich persönlich am meisten zu schätzen weiß, ist das neue System für Ladengutschriften und Gutscheine. Dass beide jetzt sauber getrennt sind, macht das Umtauschen viel leichter. Mit der alten Version kam es ab und zu vor, dass irgendetwas nicht ganz richtig im System verbucht wurde. Nicht, weil Shopify POS es nicht konnte, sondern weil uns bei der Bedienung einfach schneller Fehler unterlaufen sind. Das haben wir immer dann gemerkt, wenn die Buchhaltung total verwirrt nachgehakt hat: War das jetzt eine Gutschrift oder habt ihr da einen Gutschein verkauft?

Christian: Im ersten Moment mag das vielleicht nach Haarspalterei klingen, aber wie wir etwas einbuchen, hat Auswirkungen darauf, wie viel Steuern wir zahlen. Ein verkaufter Gutschein bringt frischen Umsatz, aber an einer Gutschrift verdienen wir nichts. Die bedeutet schließlich nur, dass wir das schon von den Kunden bereits eingekaufte Guthaben in unserem System so hinterlegen, dass sie es später wieder einlösen können.

Anita: Dass wir das jetzt einwandfrei trennen können, entlastet die Buchhaltung und verhindert auch, dass wir bei der Vorsteuer mal einen Monat zu viel und den nächsten vielleicht zu wenig zahlen.

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Was bedeutet die österreichische Registrierkassensicherheitsverordnung für POS-Systeme?

Christian: Die Registrierkassensicherheitsverordnung ist nichts Neues. Sie gilt schon seit 2017 und schreibt vor, dass österreichische Unternehmen, die im Jahr mehr als 15.000 Euro Umsatz machen und davon mehr als die Hälfte bar einnehmen, eine elektrische Registrierkasse oder ein vergleichbares System benutzen müssen. Das dient dazu, Manipulation in der Barkasse vorzubeugen:

Wenn alles digital erfasst ist, kann niemand einen Zehner aus der Kasse nehmen, ohne dass es auffällt.

Anita: Als Barumsatz gilt dabei aber nicht nur das, was tatsächlich in Scheinen und Münzen bezahlt wird: Auch Einkäufe mit der Girokarte, mit mobilen Bezahldiensten oder mit einem Gutschein fallen in diese Kategorie. Im Grunde ist alles, was an der Ladentheke passiert, ein Barumsatz. Wenn jemand also etwas in unserem Onlineshop kauft, es zurückschickt und dann das Guthaben für einen Einkauf im Laden benutzt, wird es für das Finanzamt spannend: Wo kommt denn dieses Geld her?

Christian: Damit das gerade in Zeiten des Onlineshoppings nachvollziehbar bleibt, muss in Österreich jede Kasse und jedes POS-System beim Finanzamt registriert und vor allem genehmigt werden. Dafür müssen natürlich ganz bestimmte Anforderungen erfüllt sein: Das Kassensystem muss nachweislich manipulationssicher sein, alle Barumsätze lückenlos erfassen und Belege erstellen, die ebenfalls ganz klaren Vorgaben entsprechen.

Anita: Als mit dem April 2017 die neue Verordnung immer näher rückte, war nicht klar, was das österreichische Finanzamt zu Shopify POS sagen würde, schließlich handelt es sich bei Shopify um ein nordamerikanisches System und wir wissen alle, dass die EU und die USA recht unterschiedliche Vorstellungen von Steuerrecht und Belegpflicht haben.

Christian: Wir wussten damals nicht, ob bei Shopify schon ganz offiziell etwas in Arbeit war, um dieses Problem zu lösen. Die europäische und insbesondere die österreichische Shopify-Community waren 2017 deutlich kleiner als sie es heute sind. Also haben wir beschlossen, die Sache selbst in die Hand zu nehmen und einen Spin hinzuzufügen, der das Ganze rechtskonform macht.

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Wie habt ihr das Shopify POS an die österreichische Registrierkassenverordnung angepasst?

Anita: Tatsächlich kam es 2017 so, wie wir es schon geahnt hatten: Shopify POS allein war den österreichischen Finanzämtern nicht genug. Es gibt aber eine deutschsprachige App, die das Problem löst. Wenn das POS Module zuverlässig läuft, ist Shopify POS mit der Registrierkassenverordnung konform und dann segnen auch die Finanzämter das System ab.

Christian: Bislang ist das der einzige verfügbare Spin, um das POS an die Gesetzeslage in Österreich anzupassen, und wir sind dankbar dafür, dass es diese Lösung gibt. Das Wichtigste schafft die App: Die Finanzwirtschaft stimmt. Nur muss dafür die App von außen auf unser System zugreifen und so eine Zwei-Komponenten-Lösung kann Tücken haben. Den Drucker mussten wir z.B. austauschen, weil der mit den Protokollen der App irgendwann nicht mehr klarkam.

Ob im Laden, im Onlineshop oder über Social Media: Shopify ermöglicht dir den Verkauf deiner Produkte. Höre im Podcast, wie andere Händler:innen vorgehen!

Ein entspanntes Einkaufserlebnis durch Shopify POS

Für Anita und Christian steht seit jeher die Zufriedenheit ihrer Kundschaft an erster Stelle. „Es entsteht gerade eine ganz neue Sensibilität dafür, dass nachhaltiger Konsum nicht Verzicht bedeutet, sondern ein bewusstes Suchen und Finden hochwertiger Lieblingsstücke ist“, erklärt Christian. „Indem wir das Einkaufserlebnis so entspannt wie möglich gestalten, können wir unseren Teil zu dieser Entwicklung beitragen. Und das bedeutet einfach, dass wir gerade in Zeiten von Corona flexibel auf die Bedürfnisse unserer Kunden eingehen müssen.“

Lesetipp: Alle Tipps, wie Händler:innen in Zeiten von Covid-19 handeln sollten, findest du hier.

Um sowohl online als auch hinter der Ladentheke volle Präsenz zeigen zu können, ohne dabei die Buchhaltung durcheinanderzubringen, ist ein zuverlässiges Kassensystem unerlässlich, vor allem in Österreich, wo die Registrierkassensicherheitsverordnung hohe Anforderungen an die Belege stellt. 

Schon heute verleiht eine App Shopify POS den dafür notwendigen Spin, doch für die Zukunft träumt Anita von einer integrierten Lösung, die es ihr ermöglicht, sich wieder voll auf das zu konzentrieren, was Kleider machen Leute ausmacht: Kunden das Gefühl zu schenken, ein neues Lieblingsstück gefunden zu haben.

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„Wenn ich die Wahl habe“, lacht sie, „dann verbringe ich meine Zeit sicher nicht damit, QR-Codes an Kassenbelege zu tackern. Da fällt mir Besseres ein. Zum Beispiel Schokolade in Päckchen zu legen und kleine Grußkarten für unsere Kunden zu schreiben: Stay safe und komm bald wieder bei uns vorbei – wir sind immer für dich da.“

Bilder von Kleider machen Leute und Bianca Lucas.