Terceirização: por que delegar tarefas ajuda a gerenciar melhor a sua empresa

Estar no comércio varejista normalmente significa saber um pouco de tudo e, sem dúvida, fazer de tudo um pouco. Mas será que não está na hora de você delegar algumas tarefas que tomam muito do seu tempo?

É aí que a terceirização de serviços vem a calhar.

A definição formal desse conceito é a seguinte:

“A terceirização ocorre quando uma empresa contrata um fornecedor externo para prover bens e serviços, em vez de fazê-lo internamente. Tal prática teve início nos anos 1970, e se tornou mais popular na década de 1990 como uma maneira de as empresas reduzirem suas estruturas de custos”.

Por vezes, o termo significa contratar mão de obra terceirizada para lidar com determinada carga de trabalho ou delegar mais tarefas a funcionários confiáveis. Mas até mesmo aqueles empreendedores que administram totalmente sozinhos suas empresas podem terceirizar parte da demanda de trabalho, aquela que possa ser a mais tediosa ou que consuma mais tempo, com o auxílio de mão de obra externa de meio período.

O primeiro passo é descobrir a quais obrigações você deve dedicar mais o seu tempo. Ninguém melhor do que você, que é o chefe, para saber quais responsabilidades precisam da sua dedicação total e quais podem ser delegadas a outras pessoas.

Pense em atividades terceirizadas que são frequentemente delegadas (há setores inteiros que foram criados para ajudar pequenas e médias empresas a otimizarem o uso do tempo), atividades terceirizadas que proporcionem uma boa relação de custo-benefício (e não aquelas para as quais a terceirização poderia ser muito custosa), além de atividades de simples execução.

Sem sombra de dúvida, você conhece bem os mínimos detalhes do seu varejo, portanto não deixe de criar materiais que ajudem a fornecer informações detalhadas sobre o seu negócio e suas necessidades a quem você vai contratar. Isso vai fazer com que todo o processo seja bem mais rápido e fluido.

Terceirizar serviço é uma ótima solução para você conseguir dispor de mais tempo e recursos, dar atenção para o seu negócio como um todo, e, com sorte, ter mais tempo livre para usufruir de um melhor equilíbrio entre vida social e trabalho.

Portanto, quais atividades na sua empresa você deveria estar pensando em terceirizar? Elencamos aqui algumas ideias que podem ajudar você a enxugar a sua lista de tarefas, o que vai possibilitar que você se dedique mais a gerir o seu negócio.

Marketing de conteúdo

O marketing de conteúdo é um ótimo lugar para começar a implementar a terceirização. É algo que muitas empresas usam para gerar tráfego e leads, e a criação de conteúdo é um setor com abundância de mão de obra, freelancers e empresas prontinhas para ajudar no que você precisar.

Cada empresa do comércio varejista tem necessidades específicas de conteúdo. Embora a maior parte desse tipo de conteúdo seja escrito, lembre-se que também é possível terceirizar a produção de imagens, design, redes sociais e marketing pago, quando houver necessidade.

A decisão de terceirizar o marketing de conteúdo do seu negócio deve partir de uma avaliação honesta dos recursos internos da sua empresa. Em outras palavras, você consegue dar conta internamente de uma estratégia de marketing de qualidade e que seja eficaz? 

Se a resposta for “sim”, ótimo! Afinal, o marketing de conteúdo é uma forma eficaz de aumentar o tráfego da sua loja virtual, desenvolver autoridade de marca e transformar visitantes curiosos em compradores.

Porém, os varejistas não costumam ter tempo para criar esse tipo de recurso, sendo, portanto, fortes candidatos a delegar essa parte importante do desenvolvimento de um negócio a especialistas, como agências ou freelancers.

TI e desenvolvimento Web

Duvido muito que você entrou no setor varejista porque adora consertar sistemas de pontos de venda ou gerenciar o back-end de um site de e-commerce. Porém, é inegável a importância da TI e do comércio eletrônico para gerenciar com sucesso uma empresa varejista multicanal.

A tecnologia da informação é algo que os varejistas frequentemente optam por tratar pessoalmente, já que ela pode exigir uma quantidade razoavelmente pequena de manutenção periódica. Mas, e quando algo dá errado de verdade, precisa ser ajustado ou necessita de uma atualização mais ampla?

Embora estratégica em qualquer empresa, a área de TI tem sido cada vez mais terceirizada para acompanhar a transformação digital que embala a vida contemporânea. Muitos varejistas logo percebem que suas equipes internas não conseguem absorver o volume de trabalho que surge à medida que novas tecnologias são incorporadas pelo setor.

Quando algo no seu site precisa ser corrigido (talvez um problema no sistema PDV da loja ou na central de atendimento), tudo fica estagnado até que o problema seja resolvido. Equipamentos de TI inoperantes lhe custarão tempo, dinheiro e, quem sabe, clientes. A tranquilidade e a segurança proporcionadas pela terceirização de TI e do desenvolvimento Web aliviará esse estresse, dando escalabilidade para o seu negócio.

O departamento de TI e os sistemas de hospedagem de sites são partes importantíssimas e confidenciais de um negócio varejista, portanto, terceirize-os para quem você confia de verdade. Contrate um desenvolvedor aprovado pela Shopify, chame uma empresa de consultoria para ajudar, peça indicações. Faça uma auditoria completa do seu possível terceirizado: verifique os antecedentes, providencie contratos apropriados e acordos de sigilo e não divulgação para todos aqueles que você contratar.

Armazenamento e processamento de pedidos

Você mesmo tem processado, empacotado e enviado os pedidos da sua loja? É assim que muitas empresas varejistas começam a trabalhar, afinal, é um jeito econômico de processar pedidos e manter a qualidade, já que é você que está diretamente controlando o estoque. Porém, quando sua empresa começa a crescer e receber mais pedidos, significa que chegou a hora de terceirizar essa etapa.

Bill Burbank, da Inbound Logistics, fala sobre esse importante relacionamento:

“A terceirização baseia-se na premissa de que uma empresa contrata serviços de um especialista externo para cuidar de uma área específica que esteja fora do âmbito do negócio principal dela. O princípio da proposta é que o especialista terceirizado economize dinheiro da empresa e a empresa não precisará desviar funcionários de funções importantes, o que resultará em uma empresa mais enxuta, menos custosa e mais lucrativa”.

Burbank destaca os principais pontos que devem ser respeitados ao se estabelecer uma parceria com uma terceirizada:

1. Certifique-se de que você se sente confortável com as pessoas da equipe.
2. Considere cuidadosamente o nível de abertura que você espera que sua empresa tenha.
3. Não se sinta intimidado. Os parceiros terceirizados estão sob seu comando.
4. Estabeleça parcerias de longo prazo. Considere o parceiro terceirizado como seu funcionário.
5. Insista em uma comunicação constante com o parceiro terceirizado.

Tarefas administrativas

Por fim, terceirizar tarefas administrativas é uma maneira rápida de qualquer empresa varejista liberar tanto recursos quanto tempo. Assistentes virtuais são de grande ajuda com aquelas necessidades diárias no escritório, e encontrar o assistente virtual certo é algo relativamente simples.

Dependendo da sua necessidade, um assistente virtual pode ajudar com e-mails, algumas ações de marketing (envio de e-mails ou campanhas em redes sociais), gerenciamento de blog/site, RH e folha de pagamento, entre tantas outras tarefas.

Chegou a hora de terceirizar

Por mais difícil que seja abrir mão de algumas tarefas, terceirizar é um indício de saúde do seu negócio: significa que você está prosperando e precisa de mais recursos para continuar crescendo.

Esperamos que as reflexões que trouxemos neste artigo sirvam de inspiração para você alavancar o seu negócio e seguir prosperando, sem medo de crescer.

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Sobre a autora

Carolina Walliter é escritora, tradutora, intérprete de conferências e editora-chefe do blog da Shopify em português do Brasil.

Post original em inglês: Lauren Ufford