Een SWOT-analyse maken doe je zo (stappenplan en SWOT voorbeeld)

Een eigen bedrijf betekent hard werken. En met alle ballen die je in de lucht moet houden, is het makkelijk om verstrikt te raken in de details en het grote plaatje uit het oog te verliezen. Maar als je wilt dat je bedrijf ook op de lange termijn goed blijft draaien, moet je af en toe even uitzoomen. Dat is waar een SWOT-analyse om de hoek komt kijken. In deze blog leggen we uit wat een SWOT-analyse precies is, hoe je er zelf een maakt en we geven SWOT-analyse voorbeelden.

Een SWOT-analyse dwingt je goed naar de mogelijkheden van je (online) bedrijf te kijken. Het maakt daarbij niet uit of je net begint of dat je bedrijf al een tijdje meedraait en je toe bent aan een volgende stap. Met deze analyse kijk je niet alleen naar hoe je bedrijf het nu doet, maar ook volgende week, volgende maand en zelfs volgend jaar.

Inhoudsopgave

1. Wat is een SWOT-analyse
2. Voorbeeld SWOT-analyse
3. Wie heeft er baat bij een SWOT-analyse?
4. Zo voer je een SWOT-analyse uit
5. Optimaal gebruikmaken van je SWOT-analyse
6. Voer vandaag nog een SWOT-analyse uit

Wat is een SWOT-analyse?

Een SWOT-analyse is een lijst van sterke punten, zwakke punten, kansen en bedreigingen voor je bedrijf, zowel van binnenuit als buitenaf gezien. Een SWOT-analyse maken dwingt je om na te denken over de toekomst van jouw bedrijf. 

SWOT staat voor:

• S – Strengths
• W – Weaknesses
• O – Opportunities
• T – Threats

Het klinkt misschien als hogere wiskunde, maar dat is het zeker niet. Een SWOT-analyse heeft niets te maken met optellen en aftrekken, maar is wel heel waardevol.

In het Nederlands dus ook wel sterke punten, zwakke punten, kansen en bedreigingen. Het is in feite de ultieme to-do-lijst, met focus op de toekomst van jouw bedrijf. Je weet hoe het er vandaag voorstaat met je bedrijf, maar weet je ook hoe het er morgen uit zal zien? Deze sterkte zwakteanalyse helpt je dat uit te zoeken en, nog belangrijker, een plan te maken om daarop te anticiperen.

Sterke en zwakke punten

Sterke en zwakke punten zijn interne factoren en bevinden zich in je bedrijf. Kansen en bedreigingen zijn externe factoren en komen uit de omgeving van je bedrijf. Bij een externe analyse ga je bijvoorbeeld kijken naar de branche of de markt.

Sterke en zwakke punten zijn meestal gericht op de huidige situatie, kansen en bedreigingen vooral op de toekomst. Wat er nu gebeurt ten opzichte van wat er zou kunnen gebeuren.

De sterkte punten en zwakke punten zijn iets waar je zelf controle over hebt. Het is niet altijd makkelijk, maar je kunt ze uiteindelijk veranderen.

Enkele voorbeelden van sterke en zwakke punten voor een SWOT-analyse zijn:

• bedrijfscultuur
• reputatie
• klantenbestand
• locatie
• personeel
• partnerschappen
• intellectueel eigendom
• bedrijfsmiddelen

Kansen en bedreigingen

Kansen en bedreigingen liggen vaak buiten je macht. Je kunt wel proberen erop te anticiperen of aansturen op een positieve verandering, maar uiteindelijk heb je er zelf geen invloed op.

Enkele voorbeelden van kansen en bedreigingen voor een SWOT-analyse zijn:

• regelgeving
• leveranciers
• concurrentie
• economie
• marktgrootte
• trends
• financiële klimaat
• weer

Voorbeeld SWOT-analyse

Hieronder zie je een SWOT-analyse voorbeeld. We hebben hem ingevuld op basis van een online bedrijf dat op maat gemaakte T-shirts verkoopt. Tijdens de brainstormsessie kwamen nog veel meer factoren naar voren, maar dit zijn de belangrijkste.

Lees verderop hoe je een SWOT-analyse uitvoert en bedenk daarna welke strategieën de merchant in bovengenoemd voorbeeld kan implementeren op basis van deze informatie. Vergeet niet dat er geen goed of fout antwoord is.

Wie heeft er baat bij een SWOT-analyse?

Iedereen. Of je nu een nieuw product op de markt zet of een gevestigd bedrijf hebt, een SWOT-analyse is altijd zinvol.

Als je net een webshop begint of nog in de planningsfase zit, levert een SWOT-analyse je een concurrentievoordeel op. Het geeft je een realistischer beeld van waar je precies aan begint en de informatie die het oplevert, kun je gebruiken voor je break-even-analyse (en strategische planning). Beide analyses moeten in je ondernemingsplan staan als je op zoek gaat naar financiering.

Bestaande bedrijven zouden elk jaar een SWOT-analyse moeten uitvoeren. Je kunt het zien als de jaarlijkse stand van zaken of check-up. Je zorgt ermee dat alles op rolletjes loopt en het helpt je te anticiperen op problemen, de nodige veranderingen door te voeren en slimmere beslissingen te nemen. Waar het op neer komt, is dat een SWOT-analyse ervoor zorgt dat je een vinger aan de pols houdt bij je bedrijf, klanten en branche.

Zo voer je een SWOT-analyse uit

Een SWOT-analyse (ook wel sterkte zwakteanalyse genoemd) is verre van wetenschappelijk. Er bestaat niet echt een objectieve manier om te beoordelen hoe goed je het hebt gedaan. Het staat of valt met je vermogen om de interne en externe factoren die invloed hebben op je bedrijf te observeren en herkennen. Het gaat er niet om dat je nauwkeurige voorspellingen doet, maar meer dat je weet waar je rekening mee moet houden.

Stappen SWOT-analyse:

1. Maak een SWOT-analyse matrix
2. Verzamel de juiste mensen om je heen
3. Houd een brainstormsessie
4. Werk de lijsten verder uit

Stap 1: Maak een SWOT-analyse matrix

De eerste uit bovenstaande punten is een SWOT-analyse matrix maken. De 2 x 2 matrix heeft één vak voor elk gebied: sterke punten, zwakke punten, kansen en bedreigingen. Zo kun je een SWOT-analyse eenvoudig samenstellen.

Stap 2: Verzamel de juiste mensen om je heen

Belangrijke zakelijke beslissingen worden over het algemeen genomen door eigenaren en senior medewerkers, maar bij een SWOT-analyse geldt er geen beperking voor het aantal mensen dat meedenkt of welke functie ze hebben. De vlieger ‘te veel koks bederven de brij’ gaat hier niet op: meer input, ook van mensen die niet alle ins en outs van je bedrijf kennen, maakt de analyse alleen maar sterker. Dit is een onmisbaar onderdeel. Zelfs je klanten kunnen waardevolle input hebben.

Als je je medewerkers bij het proces betrekt, is de kans bovendien groter dat ze de strategische beslissingen (strategisch marketingplan) die eruit voortvloeien eerder zullen omarmen.

Stap 3: Houd een brainstormsessie

Organiseer een brainstormsessie zodra je team compleet is. Als je een klein team hebt kun je bijvoorbeeld samen een lijst maken van alle sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen. Bij grote teams is het handiger als alle teamleden hun eigen lijst maken en met elkaar delen.

Of je nu alleen werkt of met een diverse groep, het kan moeilijk zijn om te brainstormen voor de sterkte zwakte analyse. Hier is wat hulp om dingen in beweging te krijgen.

Sterke punten (interne elementen)

Dit zijn positieve, interne factoren die invloed hebben op hoe jouw bedrijf het doet. Ze zijn misschien niet altijd even makkelijk te veranderen, maar je hebt er wel zelf de controle over. Interne sterktes:

• Waar zijn we goed in?
• Wat doen we beter dan ieder ander?
• Wat is ons concurrentievoordeel?
• Wat doen wij dat niemand anders doet?
• Welke middelen hebben we tot onze beschikking?
• Wat zijn de voordelen van ons online bedrijf?
• Welke voordelen bieden onze medewerkers?
• Welke waardevolle middelen heeft ons bedrijf?
• Wat waarderen klanten aan ons bedrijf (klantvriendelijke personeel)?

Zwakke punten (interne elementen)

Dit zijn negatieve, interne factoren die invloed hebben op hoe jouw bedrijf het doet. Ze zijn misschien niet altijd even makkelijk te veranderen, maar je hebt er wel zelf de controle over:

• Waar zijn we slecht in?
• Wat doen onze concurrenten beter dan wij?
• Waar klagen onze klanten over?
• Welke gebreken hebben we als team?
• Wat houdt ons tegen?
• Welke middelen ontbreken?
• Wat kunnen we verbeteren?

Kansen (externe elementen)

Dit zijn externe factoren die een positieve invloed kunnen hebben op je bedrijf. Je hebt er zelf niet of nauwelijks controle over, maar je kunt er wel gebruik van maken:

• Welke mogelijke wijzigingen in regelgeving zijn gunstig of interessant voor ons bedrijf?
• Is er een positieve verandering of ontwikkeling gaande in de markt?
• Heeft de huidige economische situatie een gunstig effect voor ons?
• Welke kansen hebben we nog niet benut?
• Welke nieuwe kansen liggen in het verschiet?
• Worden onze kosten minder?
• Is er een manier waarop we aan nuttige middelen kunnen komen die we nog niet hebben?

Bedreigingen (externe elementen)

Dit zijn externe factoren die een negatieve invloed kunnen hebben op je bedrijf. Je hebt er zelf niet of nauwelijks controle over, maar je kunt wel een plan opstellen om de schade te beperken:

• Wie zijn op dit moment onze concurrenten?
• Welke nieuwe spelers kunnen een bedreiging vormen voor ons bedrijf?
• Neemt onze markt af?
• Is er een verandering gaande binnen de branche die nadelig kan zijn voor ons bedrijf?
• Lopen onze kosten op?
• Zijn er essentiële (voorraad)benodigdheden die schaars aan het worden zijn?
• Is er sprake van een verandering van regelgeving (nieuwe wetgeving) die nadelig kan zijn voor ons bedrijf, of andere juridische ontwikkelingen?
• Is onze producent of leverancier onbetrouwbaar?

Noteer per categorie alles dat in je opkomt. In dit stadium maakt het niet uit hoe belangrijk een observatie is. Het gaat erom dat niets over het hoofd wordt gezien. Schrijf dus gewoon alles op.

Stap 4: Werk de lijsten verder uit

Als je alle ideeën van iedereen hebt verwerkt tot vier grote lijsten, is het tijd om de lijsten waar nodig aan te vullen met extra informatie of uitleg. In deze fase stellen jij en je teamleden (verschillende disciplines) vragen om te bepalen hoe belangrijk elk item op de lijst is.

Vraag iedereen zijn top drie voor elke categorie te bepalen. Grote kans dat je daar een patroon in herkent en er zo achterkomt waar je je op moet richten.

Maar geen zorgen als je helemaal alleen aan de analyse werkt. Als je je bedrijf in je eentje runt, ben je waarschijnlijk goed op de hoogte van alle aspecten en weet je waar je rekening mee moet houden. Trek een fles wijn open of zet een pot thee en ga er eens goed voor zitten!

Optimaal gebruikmaken van je SWOT-analyse

Als je een eigen bedrijf hebt, ben je constant prioriteiten aan het stellen. Je komt hoe dan ook voor lastige beslissingen te staan. En ook als je inmiddels een goed lopend bedrijf hebt, moet je steeds weer opnieuw bekijken waar je je aandacht op richt. Een SWOT-analyse helpt je te bepalen in welke gebieden je meer energie en middelen moet stoppen.

Verfijn je lijsten

Neem de lijsten van je brainstormsessie en kort ze nu steeds verder in totdat ze samen op één pagina passen, in een SWOT-tabel van 2 bij 2 (zie voorbeeld hieronder). De makkelijkste manier om je lijsten in te korten, is aan de hand van twee afwegingen: hoeveel invloed heeft een factor en hoe groot is de kans dat een factor werkelijkheid wordt.

Voorbeeld: Afhankelijk zijn van één grote klant voor het grootste deel van je omzet, is een krachtige zwakte. Het maakt je kwetsbaar, zelfs al ben je vrij zeker dat je die klant niet kwijtraakt. Ander voorbeeld: zelfs als je je geen zorgen maakt over een eventuele verhoging van de huur, moet je dit wel meenemen in je beraming als je huurcontract binnenkort afloopt en er nieuwe onderhandelingen aan zitten te komen.

Bewaar de onverkorte lijsten voor de toekomst. Je gaat nu niets doen met de rest van de lijst, maar het is wel handig om er af en toe een blik op te werpen, zeker als de situatie verandert. Wat op dit moment minder belangrijk is, kan in de toekomst ineens cruciaal zijn en het is goed om dat te beseffen. Je kunt de lijst op een later moment altijd aanpassen en anders indelen.

Bedenk strategieën

Ontwikkel voor elk item op je definitieve lijst een strategie om de voordelen en kansen te benutten en de zwakke punten en bedreigingen het hoofd te bieden. Dit hoeven niet meteen hele ingewikkelde of gedetailleerde strategieën te zijn. Je kunt ze altijd later verder uitwerken. Voor nu is het vooral belangrijk om een algemeen plan van aanpak op te stellen.

Denk er ook aan dat verschillende factoren samen elkaar kunnen compenseren. Hoe kun je gebruikmaken van je sterke punten om je zwakke punten te verbeteren? Hoe kun je kansen benutten om bedreigingen af te wenden? Hoe kun je je sterke punten inzetten en kansen benut? Is er een zwak punt dat je eerst moet aanpakken om een bedreiging te kunnen wegnemen?

Voer vandaag nog een SWOT-analyse uit

Het lijdt geen twijfel dat een goede SWOT-analyse ontzettend belangrijk is. Naarmate e-commerce blijft groeien, hebben bedrijven concurrentieanalysetools nodig om zich te onderscheiden, nieuwe markten te betreden en doelen te bereiken. Of het nu gaat om het vergroten van de naamsbekendheid, het genereren van verkeer of het verhogen van de omzet. Werk aan je SWOT-analyse om ervoor te zorgen dat je niet met je ogen dicht blijft opereren. Het houdt je bedrijf scherp en je benut je marketinginspanningen beter!

Dit artikel is een vertaling van een origineel Shopify-artikel van Casandra Campbell. Illustratie: Eugenia Mello