Comment embaucher un assistant virtuel pour votre entreprise

En tant que propriétaire d'entreprise, vous gérez toutes les tâches administratives : traitement des commandes, réponse aux clients, marketing et gestion des opérations quotidiennes.

Bien qu'il existe de nombreuses raisons de se lancer dans l'entrepreneuriat, le manque de temps n'en est pas une.

C'est pourquoi un assistant virtuel devrait être le premier « recrutement » que les propriétaires d'entreprises en ligne effectuent pour prendre en charge les tâches et processus quotidiens liés à la gestion de leur entreprise, afin de se concentrer sur sa croissance.

Un assistant virtuel (AV), c’est un peu comme avoir une paire de mains supplémentaires, sans les coûts liés à l'embauche d'un employé à temps plein. Si vous rencontrez les « bons problèmes » qui accompagnent la croissance (comme le stress et une liste de tâches de plus en plus longue), il est peut-être temps d'embaucher un assistant virtuel pour récupérer quelques heures de votre journée.

Considérez ces éléments lors de l'embauche de votre premier assistant virtuel

Qu'est-ce qu'un assistant virtuel (AV) et comment peut-il vous aider ?

Un assistant virtuel est un généraliste efficace qui travaille à distance pour exécuter des tâches ou des processus qui lui sont délégués, comme répondre à des e-mails, planifier du contenu sur les réseaux sociaux et saisir des données, souvent pour un tarif horaire fixe ou un forfait avec un nombre d'heures défini par mois.

Un AV peut opérer en tant que nomade digital n'importe où dans le monde, gérer plusieurs clients à la fois, et travailler dans des domaines comme la rédaction de contenu, la comptabilité ou le design.

Que pouvez-vous demander à un assistant virtuel ?

Les assistants virtuels ne prendront pas en charge une fonction entière de votre entreprise, mais plutôt des processus ou des tâches spécifiques. Par exemple, un assistant virtuel ne construira pas votre site Web entier, mais il peut vous aider à gérer certaines parties de votre boutique en ligne. Ils ne rédigeront probablement pas et ne géreront pas tout votre contenu, mais ils peuvent aider à la recherche ou aux mises à jour des pages produits. Voici d'autres fonctions que les assistants virtuels peuvent accomplir :

• Répondre aux e-mails des clients, aux commentaires sur les réseaux sociaux et aux appels téléphoniques
• Effectuer des tâches de gestion de communauté telles que la modération de commentaires sur vos publicités Facebook, ou surveiller Twitter pour des opportunités d'engagement
• Élaborer des listes de contacts de blogueurs/influenceurs basées sur des critères spécifiques
• Rechercher des statistiques et des exemples pour du contenu à venir
• Traiter les commandes et les retours des clients (vous pouvez trouver des AV ayant de l'expérience avec Shopify ou les former sur la façon de suivre un processus)
• Effectuer des tâches de comptabilité ou saisir des données provenant de différentes sources dans un seul tableau
• Passer des appels de vente en suivant un script et des directives sur la façon de répondre aux questions courantes
• Planifier des réunions ou prendre des rendez-vous pour vous
• Effectuer des courses personnelles à distance, comme commander des fleurs ou des cadeaux en ligne (certains services d'assistants virtuels leur permettent de faire des achats en votre nom)

Quand embaucher un assistant virtuel ?

Bien que les AV ne soient pas des employés permanents, ils offrent un moyen abordable d'obtenir une aide continue pour gérer votre entreprise sans les dépenses supplémentaires d'un recrutement à temps plein (de plus, leurs services en tant que prestataires sont souvent déductibles fiscalement).

Vous pourriez envisager d'embaucher un assistant virtuel si :

• Vous passez plus de temps à gérer votre entreprise qu’à la développer, accablé par des tâches administratives qu'une personne organisée et capable pourrait prendre en charge à distance.
• Vous êtes prêt à dépenser entre 100 et 3 000 € ou plus par mois pour récupérer votre temps, selon les heures, le fuseau horaire et les compétences dont vous avez besoin pour un AV dédié, et de confiance.
• Vous savez déjà quelles tâches récurrentes et processus spécifiques vous souhaitez externaliser, comme le service client (par exemple, vous êtes introverti) ou la comptabilité
• Vos plus grandes faiblesses sont l'organisation et l'administration. Les AV sont, par métier, organisés et efficaces, agissant comme un « partenaire de responsabilité » pour de nombreux entrepreneurs solo dont les forces résident ailleurs.
• Vous vous sentez dépassé par la croissance de votre entreprise, êtes un parent occupé ou travaillez de 9 à 17 heures tout en développant votre entreprise en parallèle.

Puisqu'un assistant virtuel est un prestataire et non un employé à temps plein, c'est à vous de décider combien de temps vous souhaitez les employer. Un avantage souvent négligé d'employer un AV est la possibilité de lui déléguer également certaines tâches non liées au travail.

Voici quelques tâches que vous pouvez déléguer :

• Comparer les prix pour meubler votre nouveau logement
• Créer un tableau détaillé d’influenceurs, avec identifiants Instagram, informations de contact, taille de l'audience et taux d'engagement
• Effectuer des recherches pour un quiz de personnalité et le mettre en forme dans un document 

Un assistant virtuel peut effectuer le travail nécessaire que vous n'appréciez pas, vous offrant ainsi plus de temps et d'énergie pour vous concentrer sur ce que vous aimez vraiment, comme la stratégie d'entreprise.

Dans quels cas ne faut-il pas embaucher un assistant virtuel ?

Faire appel à un assistant virtuel ne signifie pas que quelqu'un va venir prendre en charge la gestion de votre entreprise pour que vous puissiez profiter de semaines de travail de quatre heures au bord de la mer.

Avant d'embaucher un AV, comprenez les étapes nécessaires pour effectuer la tâche ou le processus que vous souhaitez externaliser. Vous leur faites confiance pour représenter votre marque, parler aux clients, voire effectuer des paiements en votre nom, donc vous devrez être en mesure de les former correctement.

Le travail d'un assistant virtuel n'est pas de mettre en place les systèmes pour vous, mais d'exécuter des tâches au sein des systèmes que vous avez déjà mis en place.

Ne recrutez pas un assistant virtuel si :

• Vous n'avez pas préparé de directives claires. Sans directions précises, un assistant virtuel pourrait finir par vous coûter plus de temps qu'il ne vous en fait gagner, puisqu’il vous faudra micromanager leur travail.
• Vous avez besoin d'un soutien proactif spécialisé. Un AV va avoir des compétences généralistes, mais pas nécessairement une expérience approfondie dans un domaine précis. Si c'est ce que vous recherchez, envisagez d'embaucher un freelance spécialisé à la place. (Les experts Shopify, par exemple, sont des freelances et des agences qui connaissent l'écosystème Shopify sur le bout des doigts.)
• Vous n'avez pas le temps d'investir dans la formation et les retours d'expérience. Même les AV les plus expérimentés ont besoin d'une intégration pour bien comprendre leur rôle et votre entreprise.
• Vous vous êtes précipité vers l'externalisation sans envisager l'automatisation d'abord. En règle générale, si vous pouvez décrire un processus comme cela : « Si X se produit, alors effectuez Y », il est probablement plus rentable de l'automatiser avec les applications Shopify, Zapier, ou d'autres automatisations et intégrations logicielles intégrées.

Automatisez avant d'externaliser avec Shopify Flow

Shopify Flow vous permet d'éliminer les tâches répétitives en automatisant des processus spécifiques au sein de votre boutique Shopify. Vous pouvez sélectionner un déclencheur dans Shopify ou une application compatible, choisir une variable à vérifier (comme un nombre ou une étiquette spécifique) et exécuter une action chaque fois que les conditions sont remplies.

Shopify Flow est disponible dans les forfaits Shopify Advanced et Shopify et peut :

• Notifier votre fournisseur ou un membre spécifique du personnel lorsque les stocks sont faibles
• Envoyer une note de remerciement manuscrite aux clients passant leur deuxième commande
• Ajouter des informations de commande à une feuille Google ou un tableau Asana
• Créer une logique de branchement pour exécuter différents flux de travail en fonction du scénario

Combien coûte un assistant virtuel ?

Les prix des assistants virtuels peuvent varier de 5 € à plus de 50 € de l'heure, les assistants basés en France et spécialisés coûtant plus cher que ceux basés à l'étranger et axés sur l'administration. Beaucoup facturent à l'heure. Certains demandent un forfait mensuel de 500 € à 4 000 € ou plus pour un nombre d'heures défini. Il existe également des services d'assistants virtuels qui facturent par tâche ou projet. Ces services peuvent coûter environ 20 € par mois.

Un tarif horaire est généralement la meilleure option à envisager dans la plupart des cas, surtout pour les tâches quotidiennes, car il vous permet de surveiller vos dépenses et de garantir une facturation régulière.

Si vous êtes un entrepreneur établi prêt à payer un tarif plus élevé, vous pouvez également engager un assistant exécutif, qui peut agir en tant que bras droit et soutenir votre entreprise tout en s'occupant d'une large gamme de tâches professionnelles et personnelles en votre nom.

La plateforme que vous utilisez pour embaucher un assistant virtuel influencera également le temps que vous passerez à gérer cette relation, ce que vous devez également prendre en compte en plus du prix.

Certaines plateformes offrent :

• Des contrats et des accords de non-divulgation (NDA) intégrés
• Des portails permettant à votre AV de faire des achats pour vous
• Des informations de connexion sécurisées et le partage de fichiers
• Des fonctionnalités de suivi du temps et de reporting
• Des sessions de stratégie de délégation pour vous aider à intégrer un assistant virtuel dans votre entreprise

Où trouver un bon assistant virtuel ?

Même si vous pouvez recruter un assistant virtuel par des sites d'emploi classiques, de nombreuses marketplaces, agences, services technologiques et freelances sont disponibles pour vous aider à trouver la personne idéale selon votre budget et vos besoins.

Voici quelques endroits pour commencer votre recherche de l’assistant virtuel idéal.

1. Marketplaces pour freelances

Les marketplaces pour freelances sont un bon point de départ pour trouver un assistant virtuel dédié lorsque vous avez des besoins spécifiques en tête et que vous ne craignez pas de passer un peu de temps à les intégrer.

Upwork, Guru, et Fiverr sont des marketplaces populaires pour embaucher un assistant virtuel, et si vous optez pour cette option, vous pouvez prioriser votre secteur ou spécifier des compétences essentielles dans votre recherche.

De nombreuses marketplaces pour freelances incluent :

• Un système d'évaluation pour garantir la qualité et la transparence
• Une fonctionnalité de chat pour partager des fichiers et des retours
• Une facturation facile et des paiements globaux
• Un accord de non-divulgation intégré à leurs conditions d'utilisation
• Des paiements via un service d'entiercement, donc vous ne payez que pour le travail effectué

Tarification : 3 € à 90 € (ou plus) de l'heure.

Tâches incluses : Quels que soient vos besoins, vous pouvez trouver sur la marketplace des assistants virtuels indépendants spécialisés dans votre niche et vos besoins.

Idéal pour : Les entrepreneurs ayant des tarifs ou des compétences spécifiques en tête, qui ont le temps d'interviewer, de vérifier et d'intégrer un assistant virtuel.

2. Malt

Malt est une plateforme française qui connecte les entreprises avec des freelances qualifiés, y compris des assistants virtuels, dans divers domaines comme la gestion de projet, la création de contenu, et la gestion administrative.

Grâce à un vaste réseau de professionnels disponibles, Malt permet de trouver rapidement un assistant virtuel adapté à vos besoins spécifiques en fonction de son expertise et de vos critères.

Tarification : Variable selon l'assistant sélectionné et la nature des missions.

Tâches incluses : Les assistants virtuels sur Malt peuvent gérer vos e-mails, organiser des réunions, effectuer des saisies de données, créer du contenu et gérer vos réseaux sociaux.

Idéal pour : Les entreprises cherchant une solution flexible et personnalisée pour embaucher un assistant virtuel qualifié en fonction de besoins spécifiques.

3. My Hero Assistant

My Hero Assistant est un service français qui propose des assistants virtuels dédiés, capables de gérer une large gamme de tâches, tant personnelles que professionnelles. Le service s'engage à fournir des assistants qualifiés, offrant flexibilité et confidentialité, tout en assurant une qualité de service irréprochable.

Tarification : À partir de 299 € par mois 

Tâches incluses : Les assistants virtuels de My Hero Assistant peuvent gérer la gestion des e-mails, la mise à jour de sites Web, la saisie de données, la gestion des réseaux sociaux, la planification d'événements et de réunions, ainsi que des tâches administratives et personnelles.

Idéal pour : Les entrepreneurs et professionnels à la recherche d'un assistant virtuel français pour des tâches variées, avec un service local et personnalisé.

4. The Assistant

The Assistant est une plateforme française qui fournit des assistants virtuels expérimentés, capables de gérer à distance de nombreuses tâches administratives, organisationnelles et créatives pour les entreprises de toutes tailles. Ce service est reconnu pour sa flexibilité et son approche humaine, permettant aux entreprises de bénéficier d'une assistance sur mesure.

Tarification  : À partir de 1,25€ HT par action ou 113€ HT pour 100 actions.

Tâches incluses : Les assistants virtuels de The Assistant peuvent s'occuper de la gestion des agendas, des réunions, des e-mails, des réseaux sociaux, de la création de contenus et des tâches administratives courantes.

Idéal pour : Les entreprises et entrepreneurs en quête d'un assistant virtuel expérimenté pour déléguer efficacement les tâches administratives et marketing, tout en bénéficiant d'une flexibilité de service et d'un accompagnement personnalisé.

Comment embaucher votre premier assistant virtuel

Tous les AV ne se valent pas. Comme pour tout autre employé, vous devrez les évaluer et cela commence par décrire vos besoins dans une description de poste.

Mais avant de rédiger cela, assurez-vous d'avoir préparé les bonnes ressources pour l’intégration.

1. Documentez votre processus avant de l'externaliser

Travailler avec un Assistant Virtuel n'est pas aussi simple que de leur expliquer rapidement vos besoins par téléphone et espérer qu’ils s’exécutent parfaitement. Pour minimiser les erreurs et garantir que le travail soit fait comme vous le souhaitez, il vous faudra documenter l'ensemble de vos processus et créer des directives à suivre.

Si la tâche concerne une routine de base, comme gérer des aspects de votre boutique, il existe de nombreuses méthodes efficaces pour documenter le processus :

• Utilisez Loom pour enregistrer votre écran et ce que vous faites en temps réel.
• Visualisez votre flux de travail dans Miro, y compris ce qu'il faut faire ou dire dans différents scénarios.
• Créez un petit centre de ressources ou une liste de contrôle dans Notion ou Google Drive.

Ces méthodes peuvent non seulement faciliter l'intégration d’un nouvel assistant virtuel à vos processus, mais cela vous pousse également à réfléchir à chaque étape que vous devez expliquerl.

Pour le service client, la gestion des réseaux sociaux et d'autres tâches où votre assistant virtuel sera en contact direct avec des clients, des partenaires ou des fournisseurs, passez en revue vos réponses passées et créez des scripts ou des « réponses préenregistrées » pour chaque scénario. Pensez à des cas comme lorsqu'un client demande le statut d'une commande ou souhaite un remboursement.

Rappelez-vous : l’objectif de l’externalisation est de réduire votre charge de travail et non de l’augmenter.

Nicole Martins Ferreira, une entrepreneuse en série qui a dirigé plusieurs boutiques Shopify et travaille avec des assistants virtuels, déclare : « La formation doit aller au-delà d'un simple document que vous créez avec des directives à suivre. Les assistants virtuels ont besoin de tout le contexte que vous pouvez donner pour réussir sans trop de supervision, afin qu'ils puissent offrir un service à vos clients qui mène à une expérience positive avec votre marque. »

2. Rédigez une description de poste pour attirer le bon assistant virtuel

Pour trouver le bon assistant virtuel, vous devrez rédiger une description de poste qui puisse attirer quelqu'un avec les compétences et les qualités dont vous avez besoin. C'est un filtre pour trouver la bonne personne et c'est un exercice utile pour mettre vos besoins sur papier.

Assurez-vous d'inclure :

• L'échelle de votre entreprise (par exemple, combien de ventes/demandes de support vous recevez généralement)
• Les expériences passées 
• Les exigences linguistiques (par exemple, « Excellente maîtrise de l'anglais parlé/écrit » s'ils communiqueront avec des clients anglophones)
• Une liste spécifique des tâches qu'ils effectueront pour vous
• Les compétences requises et souhaitables
• Les ressources que vous fournirez (par exemple, des scripts de service client)
• Des mots-clés pertinents que les candidats potentiels pourraient rechercher, tels que « gestion des réseaux sociaux »

Il est important de considérer les outils et plateformes que vous utilisez tout au long du processus, car il est beaucoup plus facile de trouver un assistant virtuel avec de l'expérience dans certaines applications (par exemple, Zendesk, Hootsuite, Facebook) que de former quelqu'un depuis le début.

Vous pouvez utiliser le modèle de description de poste pour assistant virtuel ci-dessous et l'adapter à vos besoins.

3. Embauchez et intégrez votre assistant virtuel

Bien que vous puissiez publier votre offre d'assistant virtuel sur un site d'emploi traditionnel, un forum ou un réseau social, envisagez les avantages que vous obtenez en utilisant une plateforme conçue spécifiquement pour embaucher ce type de prestataires.

Commencez plutôt votre recherche avec les marketplaces pour freelances et les prestataires de services d'assistants virtuels mentionnés ci-dessus.

Interviewez les candidats potentiels via Zoom ou Google Meet, surtout si vous les avez trouvés par le biais d'une marketplace. Demandez des références d'anciens clients et recherchez les signes attestant de leur performance passée en tant qu'assistant virtuel.

Facilitez l'intégration de votre assistant virtuel dans votre entreprise afin que vous puissiez comprendre où ils excellent et qu'ils puissent comprendre votre entreprise. Les choses peuvent mal tourner si vous faites confiance aux assistants virtuels trop rapidement.

« La plus grande erreur que j'ai commise en travaillant avec un assistant virtuel pour le support client a été de leur faire confiance pour publier du contenu sur nos comptes de réseaux sociaux sans approbation », déclare Ferreira.

« À un moment, ils ont publié un mème offensant qui aurait été immédiatement refusé si j'avais continué à superviser tout leur travail. Bien qu'il soit important de donner de l'autonomie pour se concentrer sur d'autres priorités, il est essentiel soit de garder un rôle approbateur final, soit de s'assurer que les instructions fournies incluent non seulement la tâche, mais aussi des nuances importantes, telles que les attentes de votre audience et l'inclusivité adaptée à votre niche. »

4. Protégez vos informations et comptes

Une fois que vous avez embauché votre assistant virtuel, établi des canaux de communication et formé et préparé leur succès, vous devrez vous assurer de leur donner un accès limité à votre boutique, à vos comptes sociaux ou à tout autre élément qu'ils utiliseront pour effectuer leur travail.

Si vous n'utilisez pas un service d'assistant virtuel conçu pour le partage sécurisé des connexions, utilisez un gestionnaire de mots de passe comme Last Pass; le forfait gratuit vous permet de partager chaque mot de passe avec un autre utilisateur (c'est-à-dire, votre AV).

Dans votre boutique Shopify, vous pouvez également ajouter votre assistant virtuel en tant que compte de personnel avec des autorisations spécifiques basées sur les tâches qu'il devra exécuter.

La plupart des outils que vous utilisez déjà offrent probablement un accès à permissions limitées pour collaborer avec d'autres :

• Le gestionnaire de pages Facebook vous permet d'assigner des rôles spécifiques afin que les assistants virtuels puissent créer et publier du contenu.
• Les outils de service client vous permettent d'ajouter de nouveaux utilisateurs avec la permission de répondre aux tickets de support.
• Un compte PayPal professionnel vous permet de spécifier les autorisations des utilisateurs afin que les assistants virtuels puissent effectuer des paiements sans fournir de carte de crédit.
• Gmail dispose d'une fonctionnalité de délégation d'e-mail pour que votre AV puisse voir et répondre aux e-mails en votre nom ou sous votre adresse e-mail.

Étant donné que les assistants virtuels travaillent avec plusieurs clients, parfois avec des concurrents dans la même niche, il est sage de leur faire signer un accord de non-divulgation.

Après tout, vous ne voulez pas qu'ils révèlent vos secrets. De nombreuses marketplaces pour freelances et assistants virtuels peuvent vous proposer ce service, mais vérifiez à nouveau avant de donner à votre AV des informations sensibles.

5. Surveillez leur performance et faites évoluer leur rôle au fil du temps

Il est difficile d'évaluer le rythme auquel votre assistant virtuel devrait travailler, ou combien de tâches il devrait accomplir par heure. C'est là qu'intervient le suivi du temps.

De nombreux assistants virtuels ont des systèmes qui les aident à suivre le temps et à le rapporter sur vos factures, mais il existe également des outils de suivi du temps comme Toggl que vous pourriez explorer.

Bien que vous souhaitiez que votre assistant virtuel travaille sans trop de supervision, vérifiez régulièrement avec eux s'il existe des moyens de rationaliser le processus ou d'améliorer leurs flux de travail.

Vous pourriez même découvrir que votre assistant virtuel a trouvé une meilleure façon d'effectuer une tâche que celle que vous avez prescrite, ou qu'ils sont devenus si familiers avec votre entreprise qu'ils commencent à offrir des suggestions comme pourrait le faire un employé à temps plein.

Une fois que votre assistant virtuel est à l'aise avec ses tâches, vous pourriez envisager d'élargir son rôle et d'externaliser davantage de processus, ou d'embaucher un assistant virtuel supplémentaire pour gérer d'autres aspects de votre entreprise.

Comment diviser et conquérir votre journée de travail avec un assistant virtuel (AV)

Quand on y pense, l'objectif de l'entrepreneuriat n'est pas de posséder une entreprise, mais de laisser certaines parties entre des mains compétentes, afin que votre entreprise puisse fonctionner sans votre attention totale.

L'externalisation peut sembler contre-nature pour les entrepreneurs qui aiment le contrôle. Mais c'est la clé pour atteindre l'équilibre travail/vie personnelle. Cela devient encore plus difficile lorsque vous faites tout vous-même.

Embaucher un assistant virtuel vous permet de vous concentrer sur les choses qui comptent le plus : faire croître votre entreprise, passer du temps avec votre famille ou simplement vous accorder des moments pour reprendre votre souffle.