¿Qué es una factura proforma y cuándo puedes usarla? (+Ejemplos)

La factura proforma es un tipo de recurso que se suele utilizar normalmente en el comercio internacional.

Facilita mucho la vida a los empresarios, ya que no tiene las mismas implicaciones legales que una factura convencional.

Es posible que si todavía no has comenzado con tu negocio online, no te haya dado por conocer a fondo este tema. Éste, junto al dilema de qué plataforma elegir, son asuntos importantes al arrancar un emprendimiento. 

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Si has escuchado hablar de este tipo de factura, pero todavía no entiendes bien su razón de ser, tan solo sigue leyendo para conocer sus particularidades en detalle:

1. ¿Qué es una factura proforma y para qué sirve?
2. ¿Qué elementos debe contener una factura proforma?
3. Factura proforma ¿qué modelo o declaración debo presentar?
4. Ejemplos de facturas proforma
5. ¿Qué diferencia hay entre un presupuesto y una factura proforma?
6. Diferencia entre factura proforma y albarán

 Y ahora sí, ¡comenzamos!

¿Qué es una factura proforma y para qué sirve?

Una factura proforma es una especie de factura borrador. Se envía al comprador con el objetivo de que pueda conocer los detalles de una determinada transacción, aunque tan solo tendrá valor informático. La factura proforma se suele emitir antes de finalizar la venta y en ella se detallan las condiciones de la operación.

No es una factura convencional, sino un tipo de documento en el que se detalla el compromiso que existe entre el vendedor para proporcionar los productos o servicios que el comprador ha podido solicitar.

Conlleva el precio, impuestos, gastos de envío y cualquier otro detalle económico.

Una gran diferencia entre la factura proforma y una factura convencional: las primeras no se registrarán ni entrarán en la facturación de la empresa.

➡️ Tampoco se presentarán en la Agencia Tributaria (en caso de España) o el SAT - Servicio de Administración Tributaria (si estás por ejemplo en México) ni podrán desgravar.

En definitiva, no tienen ninguna validez, aunque esto no significa que no tengan utilidad alguna.

¿Qué elementos debe contener una factura proforma?

Existen algunos datos imprescindibles que deben estar contenidos en el documento para que se identifique como una factura proforma, como los siguientes:

✅ Título visible:

En algún lugar del documento se debe indicar el tipo de factura del que estamos hablando.

Así que la palabra proforma debe aparecer en un lugar bien visible.

✅ Datos del vendedor:

Se incluirán todos los datos relativos al vendedor, como el nombre comercial, DNI o CIF, dirección.

✅ Datos del destinatario:

De la misma manera que en el punto anterior, también deben estar presentes datos del destinatario, como su nombre, CIF, dirección postal….

✅ Datos de productos o servicios:

También se incluirá información relacionada con los productos o servicios que se van a vender, además de la cantidad, el precio unitario y el precio total.

Una práctica muy habitual es transformar directamente la factura proforma en una factura convencional cuando se quiere seguir con el proceso.

Para ello, directamente se eliminará la palabra de proforma.

Digamos que 'jugaremos' con las palabras, de manera similar a como lo haríamos con las descripciones de productos de tu propio ecommerce.

Esta es la razón por la que en la factura proforma se deberían incluir también otros datos como la base imponible, como:

• La cuota del impuesto nacional de tu país
• El precio total
• Cualquier otro dato que sea indispensable para confeccionar la factura final.

Factura proforma ¿qué modelo o documentación debo presentar?

Tanto como si eres empresario o autónomo, las facturas que se emitan deben estar incluidas en las declaraciones de IVA en España (o el impuesto nacional correspondiente de tu país) que se llevan a cabo trimestralmente (periódicamente).

En base a las mismas, habrá que hacer el pago de impuestos. Sin embargo, la factura proforma no se debe presentar en la Hacienda de tu país de residencia.

🇪🇸 En España:

Es posible que hayas leído por ahí algo sobre la presentación de la factura proforma en modelo 900, pero este documento habla sobre alteraciones del catastro, así que no tiene nada que ver.

No tendrás que rellenar ningún modelo de factura proforma para presentar esta factura.

Además, tienes plena libertad de crearla con la estructura que desees, siempre y cuando se añadan los campos mínimos que ya hemos descrito.

🇲🇽 En México:

En este caso, debes aportar estos documentos clave:

• Tus datos como proveedor  y responsable de tu negocio (nombre comercial, razón social, etc).
• Los datos de tu cliente
• Descripción de los productos que estás vendiendo
• El precio unitario y precio total.
• La fecha de emisión de dicha factura

¿En qué casos se realiza una factura proforma?

Sabiendo lo que es una factura proforma, es posible que todavía tengas algunas dudas sobre su uso real.

Aquí te vamos a indicar algunos ejemplos en los que se podrían usar:

• Si un cliente ha formalizado un pedido, pero todavía no ha llegado a completar el proceso de pago.
• Cuando se quiere acceder a un tipo de financiación o préstamo. Las entidades bancarias podrían facilitar este tipo de factura, de tal forma que se puedan comprobar las condiciones del préstamo.
• Para comprobar la rentabilidad real que tienen los planes de viabilidad. La factura proforma es un documento que se suele adjuntar con los mismos.
• En ciertos procesos empresariales en los que se necesita este tipo de factura para empezar con el proceso de fabricación.
• Aunque si bien es cierto que no es un documento válido para Hacienda en relación a la facturación de la empresa, sí que lo es ante algunas administraciones para solicitar subvenciones.
• También podría utilizarse como un documento que acredite los gastos de un determinado proyecto, pero sin que este todavía esté en marcha. Por ejemplo, podría ser un recurso utilizado para acceder al pago único de una prestación de desempleo, y así tener más capital para poder empezar.

Ejemplos de facturas proforma

Tras toda la teoría, es momento de pasar a la práctica y conocer cómo se vería un documento de este tipo de forma real y tangible.

Aquí los tienes:

#Ejemplo 1: factura proforma Infoautónomos

Este es un ejemplo de factura proforma en el que se pueden ver de forma fácil todos los elementos clave:

• Identificación como proveedor: en este ejemplo podemos como datos de identificación el nombre del profesional que emite la factura (Pedro Prueba Probando) con su DNI (25.158.415T)), dirección (C/ Alberto Aguilera, 1, 28015 Madrid), sus teléfonos (683251205 y 914031500) así como su correo electrónico ([email protected]).
• Identificación del cliente: los datos relacionados con la identificación del cliente son el nombre de la empresa (Gestores y Asociados S.L), el CIF (B4454454), así como la dirección (Gran Vía, 34, 2ºA 28013 Madrid).
• Descripción de productos o servicios: en la parte del concepto podemos encontrar una descripción de lo que se está facturando. Se venden dos radiadores, tubos tapas y juntas y se facturan también las horas de montaje.
• Datos económicos: además, se desglosan los datos económicos de los conceptos anteriores. En la parte inferior tenemos la base imponible, el IVA y el total de la factura PRO Forma.

También se indica la fecha en la que se expidió la factura.

Ejemplo original extraído de esta web.

#Ejemplo 2: factura proforma MGA Restauraciones SL

El siguiente ejemplo nos trae una factura proforma mucho más sencilla de entender, extraída de esta otra web y que aquí te explicamos con detalle:

• Los datos de identificación del proveedor los tenemos en la parte superior derecha (Asesoría Meneses, con CIF B60166634), dirección Calle de Raimundo Fernández Villalba, 28019 Madrid (Madrid) España).
• Los datos de Identificación del cliente se encuentran después del logotipo. Se identifica claramente que la factura es para MGA Restauraciones SL, que tiene su sede social en la Calle Orense, 28020 Madrid (Madrid) España y que su CIF es E41861311.
• En la descripción del servicio tenemos el concepto de elaboración de nóminas y se estipula tanto la cantidad, como el precio por unidad y precio total.
• También aparece la numeración de la factura proforma, así como la fecha en la que se llevó a cabo.

¿Qué diferencia hay entre un presupuesto y una factura proforma?

Ahora que ya conoces lo qué es una factura proforma es posible que pienses que es exactamente lo mismo que un presupuesto.

Podemos entender un presupuesto como un documento en el que se registra el coste anticipado de una obra o servicio. Incluye gastos o ingresos previstos en un tiempo determinado. 

Ambos documentos son muy similares, pero hay algunas diferencias entre ellos:

✅ La factura proforma se suele usar normalmente cuando ya hay una relación comercial previa o cuando la negociación ha llegado a una fase más avanzada y lo más lógico es pensar que se va a cerrar.

✅ Digamos que la factura proforma está más cerca de la venta del presupuesto y se podría considerar como un borrador de factura.

✅ Lo más habitual en las transacciones internacionales es enviar previamente un presupuesto y hacer las negociaciones pertinentes en base al mismo. Una vez se cierra el acuerdo, se procede con el envío de una factura proforma.

Si se da el visto bueno sobre dicha factura, se revisarán los datos y ya se pasaría a ejecutar la factura final con el correspondiente envío de productos

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Diferencia entre factura proforma y albarán

Otro de los documentos que aparecerá en la mayoría de las transacciones financieras es el albarán. Si ya te has encontrado con este documento, o conoces sus características parecidas, sabrás porque puede haber confusión con la factura proforma.

✅ El albarán es un documento que se emite por parte del vendedor como un documento que justifica que se ha entregado la mercancía.

Digamos que es una forma de asegurase de que el pedido ha llegado a su destino. Aunque si bien es cierto que el albarán puede ir valorado, no es algo imprescindible. Hay muchos albaranes que ni tan siquiera cuentan con los datos económicos; y es que su objetivo es justificar la entrega.

Los albaranes con valores ofrecen una información valor al trato que se está llevando a cabo.

Sin embargo, no tienen ninguna validez fiscal ni contable. El albarán será elaborado por quienes envían el producto y debe contar con los siguientes datos: código de documento, datos del cliente (DNI, razón social y domicilio), descripción, y fecha (habrá que distinguir tanto en fecha de emisión como en fecha de valor).

Con estos datos, el albarán se considerará válido.

Volvemos a recordar que estos requisitos no están recogidos por parte de la Agencia Tributaria.

✅ En este sentido, la factura proforma es mucho más completa porque suele incluir los datos económicos de la transacción.

Sin embargo, de la misma forma que el albarán, no es un documento válido y no se debe entregar en Hacienda. Gracias a este artículo conocer las características detalladas de la factura proforma para que las puedas distinguir de cualquier otro tipo de documento.