¿Qué es la planificación de recursos empresariales? Cómo elegir un proveedor (2024)

Hoy en día, las empresas de comercio electrónico tienen acceso a más datos que nunca.

Hay muchas maneras de sacar partido a estos datos, y se espera que los responsables analicen tantas como sea posible. Cada una de ellas ofrece oportunidades únicas para obtener ventajas competitivas y beneficios, desde mejoras en la cadena de suministro hasta nuevas fuentes de ingresos y previsiones de la demanda del mercado.

Y una forma clave para que una organización centralice y dé sentido a estos datos es la planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés).

En este artículo, analizaremos los aspectos básicos, las mejores soluciones y cómo elegir el sistema de planificación de recursos empresariales más adecuado para tu empresa.

¿Qué es la planificación de recursos empresariales?

La planificación de recursos empresariales hace referencia al software y a los sistemas que utiliza una empresa para gestionar los procesos empresariales básicos. Recopila datos de todos los departamentos, como la cadena de suministros, ventas, recursos humanos, fabricación, compras, contabilidad y gestión de proyectos.

La planificación de recursos empresariales proporciona a toda la organización una mayor visibilidad y datos en tiempo real, en cualquier momento y lugar. 

¿Cómo funciona la planificación de recursos empresariales?

Los sistemas de planificación de recursos nacieron en los años sesenta como sistemas de planificación de necesidades de material (MRP, por sus siglas en inglés). Los fabricantes utilizaban programas MRP para planificar, programar y gestionar el inventario durante el proceso de fabricación. Veinte años más tarde, los proveedores desarrollaron un sistema de planificación de recursos de fabricación (MRP-II), que ofrecía nuevas formas de centralizar y procesar la programación de la información, la gestión del inventario y el control de costes en la fabricación.

Fuente: Robotics & Automation News

La idea que subyace tras un sistema ERP es ayudar a las grandes empresas a ser más ágiles y eficientes, así como a tomar decisiones basadas en datos que se traduzcan en mejores resultados empresariales. Los datos recopilados en un sistema ERP suelen presentarse en un cuadro de mando que los responsables de la toma de decisiones pueden utilizar para supervisar y gestionar sus empresas en tiempo real.

Las empresas confían cada vez más en los sistemas ERP para gestionar sus actividades empresariales, un sector que se prevé que alcance los 49.500 millones de dólares en 2024. Estos sistemas siguen evolucionando para incorporar nuevas tecnologías y dar soporte a una serie de funciones. Pero el objetivo sigue siendo el mismo: mejorar los procesos empresariales y aumentar la rentabilidad.

¿Qué es un sistema de planificación de recursos empresariales?

Un sistema ERP reúne toda esta información en una base de datos común para que las partes interesadas establezcan líneas de base para toda la empresa, encuentren puntos de referencia y fijen objetivos para seguir avanzando. Esto se hace a través de integraciones ERP que permiten que la información fluya entre su software para que pueda utilizarse de manera conjunta.

Pero, ¿qué es lo que lleva a una empresa a crear un sistema de software de planificación de recursos empresariales? Casi todas las empresas (94%) afirman que la innovación oportuna es importante y que el ERP puede ayudar a ello.

Otras razones comunes son:

• Mejorar el rendimiento empresarial
• Posicionar a la empresa para el crecimiento
• Reducir el capital circulante
• Atender mejor a los clientes
• Facilitar la vida de los empleados

En una encuesta reciente de Shopify e IDC, el 28% de las empresas ya han obtenido beneficios significativos, como una mejor experiencia del cliente y un tiempo de comercialización más rápido, gracias a la integración profunda de una plataforma de comercio SaaS en su negocio.

Beneficios de contar con un ERP

Piensa en las actividades de tu empresa como si fueran las partes de un motor. La posibilidad de mirar bajo el capó mientras el motor está en marcha puede ser inestimable a la hora de decidir si hay que parar y realizar un mantenimiento preventivo, llevarlo al taller para una reparación inmediata o seguir en marcha el mayor tiempo posible porque todo va bien.

Los software ERP proporcionan un sistema de datos centralizado que es necesario para todo tipo de empresas. Alrededor del 73% de las empresas consideran que romper los silos de datos y fomentar una mejor comunicación y colaboración internas es extremadamente importante o muy importante. La integración de un sistema ERP puede ayudar a tu empresa a conseguirlo.

Un sistema de software ERP puede ahorrar dinero mediante:

• El control de los costes de informática
• Proporcionar visibilidad financiera
• Asegurar todos los datos de la empresa en un solo lugar
• La creación de un único lugar de análisis o elaboración de informes
• Facilitar el seguimiento preciso del inventario y las ventas
• Agilizar la colaboración entre empleados de distintos departamentos
• Mejorar el servicio al cliente
• Aumentar la eficiencia de la cadena de suministro
• Proporcionar una inteligencia empresarial más inteligente

Los ERP ayudan a crear una única fuente de verdad en la empresa, lo que significa que se puede disponer de información en tiempo real en un único lugar. Esto permite identificar patrones y predecir tendencias que no son posibles sin la ayuda de un ERP. 

Tres tipos de programas ERP

El sistema de planificación de recursos adecuado puede ayudarte a aumentar la productividad y mejorar la personalización de la experiencia del cliente. Sin embargo, no todos los sistemas de planificación de recursos empresariales son iguales. Hay tres tipos diferentes que debes conocer, especialmente si eres nuevo en este ámbito.

1. ERP local 

Un ERP local es aquel en el que la empresa es propietaria del centro de datos. La mayoría de los sistemas tradicionales se consideran locales. Sigue siendo una práctica recomendada para las grandes empresas utilizar ERP locales porque tienen el dinero y los recursos para gestionar el mantenimiento y los cambios de infraestructura.

El software local puede adquirirse mediante una licencia vitalicia y puede alojarse interna o externamente.

La razón por la que muchas organizaciones dudan en pasarse a la nube es por los sistemas ERP locales. El cambio a una nueva infraestructura y sistema es desalentador y puede resultar caro.

Entre las características de los sistemas ERP locales encontramos que:

• Se instalan localmente en los ordenadores y servidores de la empresa
• Se cobran como licencia única
• Su implantación es más lenta (puede llevar meses o años)
• El empresario es responsable del alojamiento, el mantenimiento, las actualizaciones de software y los costes operativos
• Requiere un administrador a tiempo completo
• Limitación de las soluciones de ecommerce que puede utilizar
• Dificultad para realizar cambios
• Algunos sistemas pueden necesitar una gran personalización
• La seguridad de los datos es responsabilidad de la empresa

2. ERP integrado en la nube

En 2023, casi el 65% de las empresas encuestadas eligieron el software en la nube en lugar del local. Con el auge del Internet de las Cosas, no es de extrañar que los proveedores se estén moviendo hacia ofertas basadas en la nube. El software en la nube se aloja en centros de datos con proveedores que gestionan la plataforma y se ha convertido en una solución empresarial habitual.

A los sistemas ERP en la nube se accede a través de Internet en lugar de un ordenador local o un software instalado. Se alojan en la nube y pueden desplegarse como modelo alojado o software como servicio (SaaS).

Panorama descubrió que casi el 90% de las empresas que eligieron sistemas ERP basados en la nube optaron por un modelo SaaS. Es relativamente más fácil de usar y está totalmente gestionado por el proveedor, lo que equivale a menores costes de mantenimiento de TI.

Entre las características del ERP en la nube se incluyen:

• Modelo de precios por suscripción
• Incluye todas las actualizaciones de alojamiento, servidor, mantenimiento y software
• Puede costar hasta un 46% menos en comparación con la versión local
• No requiere desarrolladores internos ni administradores informáticos
• Fácil acceso a plataformas de ecommerce como Shopify para empresas
• Tiempos de despliegue más rápidos
• Cambios rápidos en los procesos o en el software
• Escalable según las necesidades
• Fácil de integrar con sistemas de terceros a través de conexiones API
• Los proveedores en la nube cuentan con estrictos protocolos de seguridad para evitar hackeos

«Después de sincronizar millones de registros ERP con otros sistemas», afirma Todd Earwood, fundador de Integrate IQ, «hemos descubierto tres razones fundamentales por las que la gente elige la nube en lugar de las instalaciones.»

«En primer lugar, la eliminación del software versionado mejora la adopción y la satisfacción de los usuarios con actualizaciones constantes y funciones adicionales. Las versiones antiguas de software frustran a los usuarios y obligan a las partes interesadas a tomar decisiones financieras difíciles sobre cuándo actualizar y mantener el sistema.»

«En segundo lugar, los sistemas en la nube ofrecen planes de asistencia u ofrecen una red de socios que pueden proporcionar asistencia de primer nivel desde cualquier lugar y en cualquier momento. Y en tercer lugar, la maduración de la nube ha dado tranquilidad a los responsables técnicos en materia de seguridad. La mayoría de las marcas de ecommerce superan los requisitos de seguridad al elegir una opción en la nube para su organización.»

¿El único inconveniente? Los proveedores pueden cambiar los flujos de trabajo, que necesitan formación continua y actualizaciones de la documentación.

3. Dos niveles (híbrido)

Tradicionalmente, las empresas desplegaban un único sistema ERP para toda su organización, desde la sede central hasta las oficinas regionales y las filiales. Era un enfoque costoso y difícil de implementar. Algunas filiales tenían requisitos especiales y no necesitaban el paquete corporativo completo. Este enfoque unificado no era muy útil para todas las empresas.

Los sistemas ERP de dos niveles, un sistema más reciente para la planificación moderna de recursos empresariales, permiten a las organizaciones utilizar sus actuales sistemas ERP heredados (nivel 1), mientras que las unidades de negocio más pequeñas utilizan una solución ERP diferente (nivel 2), que a menudo está basada en la nube. El objetivo de un sistema de dos niveles es mover los datos de forma segura y eficiente entre los dos niveles. Algunas soluciones en la nube tienen ahora integraciones incorporadas para trabajar con sistemas ERP corporativos. Las dos ventajas más importantes de un sistema de dos niveles son:

• Más asequible que configurar un sistema ERP corporativo para que funcione en todas las unidades.
• Mayor facilidad para implementar soluciones de dos niveles basadas en la nube

Como afirma Gartner, las organizaciones deben «evaluar si una estrategia ERP de dos niveles ofrecería más beneficios empresariales que una de un solo nivel, especialmente modernizando las pequeñas unidades de negocio potenciales de rápido crecimiento.»

Cómo elegir el ERP adecuado

Cómo elegir el sistema ERP adecuado

¿Realmente quieres un sistema ERP? Para elegir el producto y el proveedor adecuados, hay que conocer las necesidades de la empresa y evaluar los sistemas de la competencia.

Esto es lo que hay que tener en cuenta a la hora de elegir un sistema ERP:

• Decide si tu empresa está preparada para un ERP
• Establece objetivos y requisitos empresariales
• Mide el ROI
• Desmitifica la demo
• Comprueba las referencias
• Consigue el precio real
• Determina la viabilidad del proveedor 

1. Decide si tu empresa está preparada para un ERP

Crear un sistema ERP lleva tiempo y dinero. Tampoco es la respuesta a todos los problemas y querrás asegurarte de que sacas el máximo partido a tu inversión.

Cada empresa es diferente. No hay un factor único que grite: «¡Necesitamos un ERP!». Pero hay problemas comunes a los que se enfrentan la mayoría de las organizaciones antes de buscar una solución.

Si cumples con los cinco siguientes criterios, puede que estés preparado para un ERP:

• Tienes muchos programas diferentes para distintos procesos
• No tienes fácil acceso a la información empresarial crítica
• La contabilidad es un proceso largo y difícil
• La experiencia de tus clientes no es la ideal
• Tu departamento de informática es complejo y confuso

Analiza a tu empresa y pregúntate sinceramente si tienes problemas para mantenerte al día. Si estos criterios se parecen a los de tu empresa, puede que haya llegado el momento de plantearte una solución ERP. 

2. Establece objetivos y requisitos empresariales

¿Por qué exactamente estás interesado en implementar un sistema de planificación de recursos empresariales? ¿Qué problema estás tratando de resolver?

Definir objetivos específicos te ayudará a identificar los requisitos concretos que el software ERP debe cumplir para que lo compres. Para evitar verte condicionado por cuestiones de marketing, podrías enumerar tus requisitos antes de comenzar a investigar opciones.

Utiliza todos los recursos disponibles para crear tus requisitos. Habla con gerentes de compras y proveedores. Chatea con la dirección ejecutiva y los equipos de contabilidad.

Haz que cada grupo cree una lista de cosas que ellos sienten que el sistema ERP debe tener. Esto podría incluir integraciones específicas o módulos de planificación de recursos empresariales, como automatizaciones de flujo de trabajo o actualizaciones masivas e importaciones CSV para la gestión de datos.

Haz que los equipos dividan su lista en imprescindibles y deseables. Prioriza los imprescindibles. Esto te ayudará a implementar un sistema ERP que cumpla con los requisitos de todos.

Al identificar tus necesidades, recuerda equilibrarlas con tu política de empresa sobre dispositivos móviles. Aunque la planificación móvil no es algo nuevo, la tendencia está ahí y debe ser considerada al equilibrar las ventajas de usarla de este modo y, a la vez, garantizar la seguridad de los datos.

3. Mide el ROI

Cuando empieces a buscar opciones de ERP, no te faltarán advertencias sobre lo difícil que es medir el ROI de un ERP. Afortunadamente, articular claramente objetivos específicos, como ya habrás hecho, te ayudará.

Podrías medir el rendimiento del ERP por:

• Reducción de la plantilla en un X % en Y meses
• Aumento de la productividad de los empleados en un X % en Y meses
• Reducción del inventario en un X % que se traduce en una mejora contable de Y
• Mejorar la precisión de los presupuestos de costes de fabricación en un X % en Y meses

A la hora de determinar cómo vas a medir el rendimiento, es importante tener en cuenta las diferencias entre el ERP interno y el ERP en la nube. Aunque el ERP en la nube suele ser fácil de usar y puede requerir menos personal interno para su mantenimiento, también significa que los datos confidenciales se almacenarán fuera de las instalaciones.

Por el contrario, un ERP interno puede permitirte almacenar datos confidenciales más cerca de casa, pero hacerlo podría requerir personal adicional para el mantenimiento del sistema. Cualquiera de estas decisiones puede afectar a tu política sobre informática y a tu plantilla.

4. Desmitifica la demo

Llegados a este punto del proceso, ya estarás preparado para ver demostraciones de programas informáticos.

Es posible que prefieras proporcionar un guión de demostración que describa las funciones empresariales clave, los flujos de trabajo o las características que esperas ver durante la demostración. Dirigir la demostración con precisión te ahorrará tiempo y te ayudará a determinar mejor si el software cumple tus objetivos.

Un enfoque alternativo es simplemente proporcionar a los proveedores un objetivo y ver cómo responden.

Recuerda que has proporcionado al vendedor varios de los objetivos que esperas que el ERP te ayude a alcanzar:

¿Los vendedores dedican tiempo a conocer tu negocio, hacen preguntas de seguimiento sobre cómo utilizarás el ERP e incorporan voluntariamente tus objetivos en la demo?

La demostración que te hagan puede ser muy reveladora en cuanto al tipo de colaborador que será el proveedor a largo plazo.

5. Comprueba las referencias

Teniendo en cuenta que no es probable que llames u obtengas cooperación de un competidor directo, puede ser útil hablar con una referencia que tenga objetivos similares a los tuyos y pueda responder a preguntas como:

• ¿Qué promesas se cumplieron?
• ¿Qué promesas no se cumplieron?
• ¿Qué le sorprende del proveedor/producto?
• ¿Qué no hace el producto que te dijeron que haría?
• ¿Pagas por módulos/herramientas que no necesitas?
• ¿Qué plazos se cumplieron y cuáles no?
• ¿Ha habido costes adicionales o sorpresa?
• ¿Qué errores cometiste o qué desearías haber sabido antes?

Potencialmente, aún más importante es pedir al proveedor algo que probablemente no esté dispuesto a dar: una lista de empresas que hayan elegido recientemente a un proveedor de ERP de la competencia. Puede que no sea una práctica habitual pedir este tipo de información, pero la respuesta de un proveedor a tu pregunta puede ser reveladora.

6. Consigue el precio real

Para elegir la solución adecuada para tu empresa, entiende exactamente cuánto costará el proyecto en cada fase:

• Coste inicial
• Mantenimiento
• Asistencia
• Costes recurrentes

Hablar a fondo sobre el precio puede evitar futuras sorpresas y decepciones. También puede ayudarte a dar forma a un contrato que satisfaga a ambas partes.

La personalización es crucial para exprimir todo el valor del software ERP. Sin embargo, un exceso de personalización puede dar lugar a importantes sobrecostes y retrasos en la implantación. El exceso de personalización también puede dar lugar a mayores costes de actualización. A menos que una personalización específica proporcione una ventaja competitiva o un beneficio cuantificable, conviene reflexionar sobre la posibilidad de ahorrarse el tiempo y el dinero adicionales que suele requerir esta codificación personalizada. La respuesta del proveedor a esta consulta puede ser reveladora.

7. Determina la viabilidad del proveedor

A medida que se consolida el espacio del software empresarial, es posible que las empresas no deseen dar soporte a perpetuidad a todos los productos que adquieren. Los compradores pueden optar por retirar un producto específico o notificar a los clientes que dejarán de dar soporte a un producto después de una fecha determinada. Esto supone un riesgo para cualquiera que esté pensando en adquirir un software ERP.

Por lo tanto, es importante intentar comprender la visión estratégica de un proveedor:

• ¿Se creó el producto para resultar atractivo a un posible comprador?
• ¿Quién controla la empresa o si pretende venderla?
• ¿Tienen los fundadores un historial de venta de empresas de software?
• En caso afirmativo, ¿cuál es el horizonte temporal y a quién intentan vender?
• ¿Tiene inversores el proveedor de ERP?
• Si es así, ¿qué tipo de historial tienen?
• ¿Se dirige el producto a un nicho específico o resuelve un problema único que los proveedores más grandes no han abordado o resuelto?

En el caso de los proveedores de ERP que no parezcan ser objetivos de adquisición, es importante ver sus balances para poder evaluar su solidez financiera y si es probable que sigan existiendo a largo plazo.

Las mejores soluciones de software de planificación de recursos empresariales

Con más de 250 proveedores de ERP en el mercado, puede resultar difícil saber cuál es el más adecuado para tu empresa. Para darte una idea, hemos reducido esa cifra a una lista de los cuatro mejores sistemas de planificación de recursos empresariales. 

Shopify

Con el Programa Global ERP de Shopify, los socios de planificación de recursos empresariales seleccionados pueden integrarse directamente con una aplicación de la Shopify App Store. Shopify se asoció con Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle NetSuite, Infor, Acumatica y Brightpearl para facilitar la integración ERP. 

Puedes acceder a datos precisos y actualizados de inventario, productos, pedidos y clientes utilizando las aplicaciones del Programa Global ERP. Los datos de tu propiedad fluyen sin problemas y de forma segura entre Shopify admin y ERP sin necesidad de conectarse con terceros.

Con menos requisitos para ejecutar las operaciones del negocio, puedes implementar automatizaciones que hagan más eficientes las operaciones.

Brightpearl

Brightpearl es un software de gestión empresarial líder para minoristas online. Brightpearl cuenta con una integración nativa con Shopify creada y mantenida internamente.

Permite a los comerciantes de Shopify Plus gestionar mejor las operaciones posteriores a la compra, desde actualizaciones de inventario en tiempo real hasta procesos automatizados de gestión de pedidos, gestión de almacenes en múltiples ubicaciones, CRM, informes financieros integrados y mucho más.

NetSuite

Oracle NetSuite está considerada la solución ERP en la nube número uno del mundo. Ofrece un conjunto de aplicaciones ERP basadas en la nube, desde finanzas a RR. HH., gestión de inventario y funcionalidad de ecommerce omnicanal, y es utilizada por más de 24.000 empresas en todo el mundo.

NetSuite es una plataforma robusta y probablemente pueda proporcionarte todo lo que necesitas. Es totalmente personalizable y tiene una API abierta para que puedas conectarte con aplicaciones de terceros fácilmente. NetSuite siempre actualiza la última versión de sus aplicaciones sin coste adicional. 

Acumatica

Acumatica es un software como servicio diseñado para ayudar a las organizaciones a ampliar su planificación de recursos financieros y empresariales. Ofrece implantación local o en la nube con una aplicación basada en navegador que facilita su uso en dispositivos móviles.

La estructura de precios de Acumatica se basa en los recursos y no en las cifras por puesto, lo que la diferencia de los proveedores tradicionales de ERP. Todas las aplicaciones están integradas en su sistema, y se pueden añadir más en cualquier momento. Sólo compras lo que necesitas.

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central es una solución de gestión empresarial todo en uno para pequeñas y medianas empresas. Es ideal para marcas que abarcan varios sectores y unidades de negocio, y ofrece funciones para finanzas, operaciones, ventas y atención al cliente. 

Riesgos de la planificación de recursos empresariales

Si llevas un tiempo investigando sobre sistemas ERP, es probable que te hayas topado con muchas historias de fracasos, como la de empresas como Dow Chemical, que se gastó 1.000 millones de dólares en un sistema ERP que tardó ocho años en construirse. Más recientemente, la empresa de gestión de flotas Leaseplan canceló casi 100 millones de dólares en costes de proyectos asociados a implantaciones fallidas de ERP.

Entre las consideraciones que pueden influir en el coste, el tiempo de integración y la funcionalidad se incluyen:

• Si estás integrando el software existente con el nuevo software ERP
• Si estás empezando desde cero y estás sopesando un ERP en la nube frente a un ERP interno
• Si estás integrando un ERP interno heredado con un nuevo ERP en la nube

Los recursos informáticos necesarios para las situaciones descritas variarán y, por tanto, también influirán en el coste y la duración de la implantación. El proveedor que elijas puede implantar el software él mismo, asociarse con un consultor externo o dejarlo todo en tus manos.

Otros retos de la implantación de ERP pueden ser:

• Superar el presupuesto. La mayoría de las implantaciones de ERP cuestan tres o cuatro veces más de lo presupuestado inicialmente.
• Riesgos de seguridad y migración de datos. La información más importante de tu empresa se encuentra en el sistema ERP y debe estar protegida. En un momento en el que los piratas informáticos tienen el software ERP en el punto de mira, cuanto más complejo sea el sistema, mayor será la probabilidad de que lo pirateen.
• Formación de los empleados. Para sacar el máximo partido del ERP, los empleados deben utilizarlo, lo que puede requerir una formación que reduzca la productividad y aumente los costes.
• Dependencia de un único proveedor. El proveedor que elijas será responsable de las actualizaciones y personalizaciones y debe permanecer en el negocio durante años para que pueda aprovechar todas las ventajas de un sistema ERP.

Para empezar a presupuestar y planificar, tendrás que:

• Identificar exactamente cuáles son sus objetivos al implantar un ERP
• Evaluar la infraestructura informática necesaria para integrar y mantener el sistema
• Determinar exactamente cómo vas a controlar y medir el éxito

Comprender estos puntos con antelación no sólo te ayudará a seleccionar al proveedor adecuado, sino también a contener los costes y mejorar las probabilidades de que la implantación no se prolongue durante años.

Construye hoy tu propio sistema ERP

Está claro que los sistemas de planificación de recursos empresariales modernos pueden beneficiar a tu empresa. Por eso, el 72% de las empresas ya cuenta con una plataforma de comercio SaaS totalmente integrada en sus operaciones comerciales. Con la solución adecuada, mejorarás el rendimiento empresarial, automatizarás tareas repetitivas, atenderás mejor a tus clientes y posicionarás a tu empresa para el crecimiento. Todo ello repercutirá sin duda en sus ingresos netos.

Tanto si estás montando un ERP por primera vez como si buscas actualizar tu sistema, la información que hemos resumido en este artículo te ayudará a encontrar el mejor software para satisfacer las necesidades de tu empresa.