¿Fichar en el trabajo es obligatorio en mi empresa de internet?

Fichar en el trabajo es una realidad en muchas empresas desde hace muchos años, una realidad que, hasta hace poco, nos parecía lejana a quienes no pertenecíamos a alguna de aquellas empresas. No obstante, desde el pasado mes de mayo, con la entrada en vigor del RD-Ley 8/2019, el control horario se ha convertido en una obligación para todas las empresas en España.

Esta normativa persigue el objetivo de controlar el número de horas que efectivamente realizan los trabajadores, para intentar frenar la extensión abusiva de la jornada laboral y evitar que el empresario infrinja la normativa laboral imponiendo horas extras a sus trabajadores sin ofrecer ningún tipo de retribución a cambio. Es decir, se trata de frenar el fraude en las jornadas laborales.

Tal objetivo es totalmente lícito y su consecución es altamente necesaria en nuestro país; sin embargo, la repentina implantación y lo novedoso de la norma, puede generar complicaciones a la hora de aplicarla, ya que la obligación se impone a todo tipo de empresas por igual, pero cada una presenta unas características específicas, que pueden generar dudas y dificultades a la hora de aplicarla al caso concreto.

El sector de las empresas de internet, especialmente aquellas de carácter emprendedor y de reducido tamaño o de reciente creación, puede encontrarse con obstáculos a la hora de realizar un control horario de la jornada laboral de sus trabajadores, dado su escaso número de trabajadores en plantilla, la posibilidad de realizar sus tareas a través del teletrabajo, o los horarios extensivos de su limitado personal. En general, cualquier forma de trabajo flexible o fuera de lo tradicional, supondrá una dificultad no prevista específicamente por el legislador.

A continuación, vamos a tratar el tema del control horario de nuestros empleados en relación a negocios digitales para cumplir con la normativa, tanto en relación con los problemas que pueden surgir, como las soluciones a las que podemos recurrir.

¿En qué consiste la nueva normativa sobre control horario?

Para saber cómo afecta esta normativa a los negocios digitales, primero tenemos que saber de qué trata la norma. En este sentido, podemos decir que la obligación se ciñe al registro, a través de cualquier tipo de herramienta, del inicio y el fin de la jornada laboral de los trabajadores. El sistema a través del cual se realiza este registro no se especifica, aunque debe garantizar que es totalmente seguro, en el sentido de impedir cualquier modificación por el empleador que no deje rastro.

Es importante tener en cuenta que la obligación del empresario pasa por informar detalladamente al trabajador del funcionamiento e implantación de la herramienta elegidos, así como de los datos que se van a recoger, pero en ningún caso necesita el consentimiento del trabajador, ya que se trata de una obligación impuesta legalmente, y a la que el trabajador no se puede negar, ya que se ha incluido en el Estatuto de los Trabajadores.

Pero la verdadera clave de la normativa se encuentra en su alcance, y es que se hace extensiva a todos los trabajadores, sin excepción, y sea cual sea su jornada laboral, incluyendo aquellos trabajadores que disfruten de jornada flexible.

El incumplimiento de esta norma conlleva importantes sanciones para el empresario.

¿Cuál es la problemática en los casos de negocios digitales?

La entrada en vigor de esta normativa tuvo mucha repercusión mediática, ya que se daba la situación de que muchas empresas no sabían cómo aplicar la ley y porque, además, existen múltiples lagunas en la legislación, puesto que no se establece un sistema determinado, sino que se impone la obligación de registro del inicio y finalización de la jornada laboral, y se deja en manos de la empresa la elección del método y del sistema, así como de la herramienta a utilizar.

Es especialmente complicado el caso de los negocios digitales, ya que en ocasiones los trabajadores no acuden a un puesto de trabajo físico y no tienen un horario fijo, por cuanto se plantea la problemática de realizar un control horario que permita cumplir con la exigencia legal.

En el caso de los empleados que teletrabajan, sus jornadas también deben ser registradas. Por ello, las empresas que cuenten con este tipo de personal, deben escoger un sistema de registro o una tecnología que permita fichar desde cualquier lugar. Puede acudirse, por ejemplo, a herramientas y aplicaciones que posibilitan fichar a distancia. 

Actualmente existen, incluso, herramientas que incorporan geolocalización. No obstante, en este último caso, será imprescindible informar al trabajador de que va a ser sometido a este control, para evitar violar su derecho a la intimidad. A día de hoy, pueden encontrarse diversas herramientas, por ejemplo, es posible contratar una aplicación que permita que los trabajadores fichen desde su propio teléfono, solución que también sería aplicable a trabajadores o colaboradores que se encuentren fuera del país. Se trata de escoger la herramienta que mejor se adecúe a las características de tu empresa.

¿Cómo realizar el control horario?

Como ya hemos visto, la ley impone la obligación de registrar el inicio y el final de la jornada laboral de los trabajadores. Es posible también, a elección del empresario, llevar un control de la jornada efectiva de trabajo de los empleados, por ejemplo, registrando los descansos.

En cualquier caso, tanto trabajadores como empresario deben ponerse de acuerdo, por cuanto se exige la realización de una negociación colectiva previa a la instauración del sistema de control horario.

A la hora de contabilizar las horas trabajadas, ha de tenerse en cuenta que los desplazamientos cuentan como horas de trabajo efectivo. Un dato importante a tener en cuenta cuando un trabajador tenga que desplazarse a desarrollar parte de su trabajo fuera del centro de trabajo.

Por último, el registro debe conservarse durante 4 años. No te apresures a deshacerte de él una vez pagada la nómina.

Como ha quedado claro, la entrada en vigor del RD-Ley 8/2019 supone una revolución para el empresario, que debe adaptarse a la nueva normativa en función de las características concretas de su empresa, pero sin ningún tipo de guía legal. Además, en un principio, el cumplimiento de la norma le supondrá un coste, en tanto en cuanto tiene que adquirir una herramienta adaptada a sus necesidades.

Sin embargo, una vez pasado el mal trago inicial y adaptado todo el personal a la nueva situación, podrá beneficiarse de una racionalización de horarios, lo que puede suponer un aumento de la productividad, así como del control del absentismo y la falta de puntualidad, contribuyendo a eliminarlo. 

Además, este sistema permitiría a los empresarios la implementación de horarios flexibles que contribuyan a la conciliación de sus empleados, lo que, probablemente mejorará su calidad de vida, reflejándose en su rendimiento.

Por todo ello, te recomendamos, si no lo has hecho ya, ponerte al día con la normativa de control horario. Pero hazlo con un toque de ilusión, y escogiendo siempre la herramienta que vaya a mejorar tu negocio digital.

¿De qué manera controlas el horario de tus trabajadores? Comparte tu opinión en la sección de comentarios de más abajo.

Publicado por Pablo Golán, editor en jefe del blog de Shopify en español y responsable de marketing de contenidos y localización para España y Latinoamérica.