Cómo hacer un envío internacional si vendes al extranjero

Una de las grandes ventajas de una tienda online es la posibilidad de vender tus productos en todo el mundo, sin la necesidad de abrir tiendas físicas en cada país. Aunque esta oportunidad puede plantearte el siguiente dilema: «¿Cómo hago un envío internacional?».  

El sistema es algo más complejo que los envíos nacionales, ya que hay varios factores adicionales a tener en cuenta: control de aduanas, mayor regulación, un trayecto más largo que puede conllevar más riesgos… 

Y es necesario conocerlos todos para evitar imprevistos. 

Por ello, vamos a ayudarte con el proceso. 

En este artículo, te guiaremos a través de los puntos clave a la hora de hacer el envío de un paquete internacional. 

Además, te daremos algunos consejos muy útiles para que todo vaya según lo previsto. 

¿Empezamos?

Puntos a tener en cuenta antes de hacer envíos internacionales

Como hemos mencionado anteriormente, hay ciertos aspectos a tener en cuenta antes de proceder a hacer un envío de paquetería internacional. No sólo hablamos de trámites legales, sino también de modificaciones y consideraciones internas: 

• Los gastos de envío aumentarán: es un factor importante a tener en cuenta ya que, si el comprador se hace cargo de este importe, hay que incluirlo en el proceso final de compra. 
• Elige al transportista adecuado: es un punto crucial en la gestión. Un servicio de calidad por parte de una agencia de envío internacional restará problemas e imprevistos al proceso. Desde que el paquete sale de tu almacén hasta que llega a su destinatario hay un largo camino. Lo mejor es asegurarse de que está en buenas manos. 
• Tendrás que gestionar los documentos necesarios: entre ellos, documentos aduaneros, facturas, formularios… No es la parte más divertida, pero es de vital importancia. 
• Prevé un consumo mayor de recursos: este tipo de envíos internacionales requieren de un mayor número de trámites, por lo que necesitarás más tiempo para gestionarlos. Puede que, adicionalmente, necesites mejorar el embalaje de tus productos o incluso tu software interno de gestión de envíos. 
• Ten en cuenta la posibilidad de extravío: en cualquier operación de paquetería existe la posibilidad de que el paquete se pierda, se dañe, o no consiga llegar a su destinatario. Cuando hablamos del envío de un paquete internacional, el riesgo es mayor, ya que es un trayecto mucho más largo, con más paradas y gestiones. Existen seguros para envíos internacionales. Así, si la mercancía sufre alguno de estos contratiempos, la aseguradora cubrirá el coste de la misma. 

Documentación necesaria para hacer un envío internacional

Una de las partes más temidas del proceso de envío de paquetes internacionales es la documentación que se genera. Sabemos que la gestión de documentos oficiales puede intimidar, pero con la ayuda de este artículo será mucho más ameno. 

Hay que tener paciencia y organizarse correctamente para que no se te escape nada. 

¿Qué documentos necesitas? ¿Qué información se incluye en ellos? Te lo contamos aquí mismo. 

Factura

Al hablar de factura comercial, nos referimos a un documento aduanero que incluye información como: 

• El contenido del paquete
• Responsable del pago de los gastos de aduana
• Información de remitente y destinatario
• Otras condiciones acordadas

Este documento no es necesario si el envío se realiza dentro de la Unión Europea. 

En cambio, si el paquete está dirigido fuera de la Unión Europea, tendrás que adjuntar dos copias en el exterior del paquete —en un sobre apto para embalajes— y una tercera copia dentro del paquete.

Formularios legales propios de los envíos internacionales (aduaneros)

Dependiendo del destino de la mercancía, necesitarás rellenar ciertos formularios aduaneros. Si el envío se realiza entre países de la Unión Europea, la cosa se simplifica. Pero si planeas enviar a países fuera de la Unión Europea, debes conocer estos documentos: 

• Formularios CN22 y CN23: contienen información sobre el contenido del paquete. Se incluye qué artículos se envían, el valor del contenido, la información del remitente y destinatario, cualquier intermediario que pudiera estar involucrado… Estos documentos se cumplimentan en inglés, ya que van destinados a las autoridades aduaneras. ¿De qué dependerá que escojas uno u otro? Principalmente del valor del paquete: si la mercancía tiene un valor inferior a 300€, utilizarás el CN22; a partir de 300€, el formulario CN23. 

• Formulario CP71: es un documento complementario al CN23. Es decir, si tu paquete supera los 300€ de valor y está destinado fuera de la Unión Europea, se adjuntará en el frontal del paquete el CN23 + CP71 o, en su defecto, el CP72 —es un único archivo que contiene el CN23 y el CP71—. 

Ahora bien, esto de los formularios aduaneros no es sencillo, así que vamos a resumirlo en 3 situaciones: 

1. Envío internacional fuera de la UE, a las Islas Canarias o a Reino Unido a través de un servicio de transporte postal como Correos: necesitarás un formulario CN22 pegado en el exterior del paquete y una declaración de aduanas CN23. 
2. Envío internacional fuera de la UE, a las Islas Canarias o a Reino Unido a través de una empresa de transporte privada: por lo general, dependiendo del valor de la mercancía necesitarás el CN22 —valor inferior a 300€— o CN23 + CP71 —valor superior a 300€—.
3. Envío internacional fuera de la UE, a las Islas Canarias o a Reino Unido a través de una empresa de transporte privada como UPS o DHL Express: no necesitas adjuntar nada. Ciertas empresas de transporte cuentan con tecnología paperless. ¿Qué significa esto? Los documentos se generan cuando creas la etiqueta y se envían al transportista automáticamente de forma electrónica. Es el método más cómodo, por supuesto, pero estas empresas cuentan, como consecuencia, con tarifas superiores.   

Códigos arancelarios

Los códigos arancelarios o HS Code indican qué tipo de mercancía contiene el paquete, para así identificarla rápidamente y evitar problemas o retrasos no deseados. 

Está reconocido internacionalmente y es necesario si haces un envío fuera de la Unión Europea. Si no tienes claro cuál es el código arancelario que te corresponde, existen buscadores gratuitos que te ayudarán con la tarea. 

Elementos básicos de un envío internacional

Antes de empezar, debemos tomar una de las decisiones más importantes a la hora de operar internacionalmente: Elegir una de las muchas empresas de envío de paquetes internacional que operan en nuestro país. Esto influirá notablemente en los siguientes elementos básicos.

Tiempo de entrega

¿Cuánto tardará en llegar tu envío internacional? 

Cada empresa de transporte te ofrecerá unos planes diferentes, con distintos plazos de entrega. Dependiendo del destino, la urgencia del envío y la compañía que se encargue del transporte, estos variarán. 

Por lo general, podrás ver cuánto tarda un envío internacional estándar visitando la web de cada empresa de transporte. Por ejemplo: CorreosExpress tiene un tiempo de tránsito en su paquete Internacional Estándar de 2-3 días dentro de la UE.

En los paquetes de mensajería urgente, los tiempos de entrega se verán reducidos en varios días. 

Código de seguimiento

Sirve para localizar el envío internacional. Es un número que puede estar compuesto por letras y números o solamente letras. 

Una vez entregas el paquete a la empresa de transporte, te proveen de tu código de seguimiento —el cuál deberás compartir con el destinatario—. Así, podrás realizar el seguimiento del envío internacional actualizado. 

Precios según tipo de envío internacional

Normalmente los gastos de envío varían en función de 3 factores: el peso, la distancia y el tiempo de entrega. Por ello, las compañías de transporte establecen planes cerrados para envíos con ciertas características. 

Además, muchas de ellas ofrecen tarifas planas a comercios, algo que suele ser bastante rentable. 

Según el tipo de envío internacional, nos encontraremos diferentes precios. 

Imaginemos, por ejemplo, que necesitamos enviar un paquete de 2 kg desde Madrid a Berlín. 

Tenemos diferentes opciones: si escogemos la empresa más barata —la cuál tardaría aproximadamente 5 días en entregarlo—, nos costaría alrededor de 15€. Hablaríamos de un envío estándar, de entre 3 y 5 días laborables, y de un servicio de transporte postal.

Ahora bien: si ofrecemos un menor tiempo de entrega —48 horas—, a través de una empresa de transporte privada, los gastos de envío ascenderían a alrededor de 30€. Aquí estaríamos contratando un servicio de entrega urgente, de entre 24 y 48 horas. 

Y la cosa no queda aquí. 

Si necesitamos un envío internacional intercontinental, digamos de Europa a América, nuestras opciones se reducen: hay menos empresas que realicen estas entregas, y los costes son mayores. 

Siempre encontrarás un envío internacional barato, pero dependerá de tus necesidades el elegir un servicio u otro. 

Consejos finales

Vamos a darte unos últimos consejos para evitar contratiempos y retrasos que puedan afectar tanto a remitente como a destinatario: 

• Evita vender mercancías que no se puedan enviar internacionalmente: si ofreces productos cuyo envío no está permitido, las autoridades aduaneras los confiscarán o destruirán. Y las mayores pérdidas las sufrirás tú, ya que perderás la venta, los costes de envío y la mercancía, además de generar crisis con tus clientes e insatisfacciones. Por ello es importante asegurarse de que los productos que ofreces no entran dentro de las categorías prohibidas. Por ejemplo, en muchos países no se permite el envío de bebidas alcohólicas, aceites, perfumes o aerosoles. 

• Calcula correctamente los gastos de envío: así, te ahorrarás pérdidas innecesarias. Una vez acordados los gastos con tu cliente, asegúrate de acotar quién paga qué. Establecer unas condiciones previas evitará gastos imprevistos a ambas partes. 
• Empaqueta a conciencia: el envío internacional pasa por una gran cantidad de personas. Empaqueta de forma segura la mercancía, dado que tu paquete debe ser capaz de soportar una caída de 1,5 metros de altura según las directrices de envío internacional. ¿Cómo debes hacerlo? Primero, asegura el contenido con plástico de burbujas, poliestireno o similar. Después, cierra tu paquete con cinta de embalar resistente, y asegúrate de poner cinta extra en las esquinas de la caja (son las que primero se dañan). 

• Comprueba los datos del envío: asegúrate de que la dirección, nombre y método de contacto están correctamente escritos. Así, evitaremos entregas fallidas o devoluciones al destinatario. 
• Considera asegurar tus envíos: siempre hay riesgos, y más si son envíos internacionales. Hay paquetes que se extravían, se dañan, o cualquier otro imprevisto. Pero la pérdida es mayor si el valor del producto es mayor. Por ello, no está de más asegurar tu mercancía a partir de cierto valor.

Sabemos que no es el proceso más fácil del mundo, pero con un poco de guía y práctica acabarás siendo un experto en el asunto. 

No esperes más para aplicar estos útiles consejos, y si aún tienes preguntas, no dudes en dejar un comentario un poco más abajo.