Cómo organizar un workshop exitoso

A propósito de nuestro interés por crear workshops para todas las personas que desean emprender su negocio con Shopify, queremos darle respuesta a algunas de las dudas más comunes respecto a estos talleres.

Si estás considerando organizar este tipo de evento como parte de tu estrategia de marketing y promoción, en esta ocasión vas a poder conocer los elementos esenciales que necesitas para organizar un workshop exitoso; o si estás por acudir a uno, entonces puedes revisar si cumple los elementos que te vamos a compartir para así evaluar si vale la pena asistir.

¿Qué es un workshop?

Antes de acudir a este tipo de eventos, es necesario conocer cuál es el significado de workshop para un emprendedor.

Un workshop o también denominados talleres de trabajo intensivo son organizados para comunicar noticias relevantes y “educar” a los asistentes en temas relacionados con la marca. Además, es el ambiente ideal para generar una interacción entre clientes que colabore en el intercambio de información, recomendaciones de uso y hasta promoción que puedan mejorar la reputación del negocio.

¿Cuánto dura normalmente un workshop?

Lo recomendable es que el formato esté pensado para durar de 3 a 5 horas, pero hay algunos que se pueden extender hasta 8 o 10 horas, dependiendo de la carga de información y trabajo que se quiera abarcar. Si llegas a sobrepasar el segundo lapso de tiempo, te recomendamos dividir este evento en dos días o al menos incluir un receso de 1 o 2 horas.

Puedes terminar tu workshop y tener preparada una convivencia más casual, en donde los integrantes puedan compartir impresiones del evento. Esto puede ayudar a posicionar tu evento y tu marca, ya que es el momento en donde las relaciones públicas salen a relucir.

¿A qué tipo de personas va dirigido un workshop?

Al ser un taller pensado en comunicar información, lo primero que debes hacer es investigar qué tipo de personas quieres tener en tu workshop. Analiza dentro de tu mercado meta y tus clientes actuales, qué tipo de personas estarían interesadas en acudir a un evento como este y qué tipo de contenido es el que esperan recibir.

Si estás buscando promocionar tu marca en general, puedes invitar a todos aquellos interesados en conocerla. Si estás pensando en hacer un workshop en donde el tema sea más específico, entonces puedes sondear dentro de tus clientes a qué personas les interesaría conocer sobre el tema. Recuerda que uno de los requisitos es que compartas algún tipo de información relevante y relacionada con tu marca, de lo contrario, se vuelve una convivencia más.

¿Un workshop es lo mismo que una conferencia?

Definitivamente comparten algunas características, pero no son lo mismo. La gran diferencia entre un workshop y una conferencia es que en el primero se busca que los que acuden participen en el evento no solo haciendo preguntas, sino que se involucren en el desarrollo del tema y puedan aportar conocimientos a los demás asistentes.

Si bien es cierto que una persona es la encargada de coordinar el desarrollo del evento, su principal característica debe ser tener la capacidad de que los participantes intercambien información y se genere un clima de retroalimentación.

¿Cómo se organiza un workshop?

Para que tengas un workshop exitoso, es necesario cumplir ciertos pasos que garanticen el posicionamiento de tu evento, ya que puedes realizarlo cada determinado tiempo.

Define el tema

Antes de pensar en cómo organizar un workshop, debes determinar de qué va a tratar y cuál es objetivo que quieres cumplir al realizarlo. Puedes:

• Dar a conocer tu marca
• Informar y enseñar cómo utilizar cierto producto/servicio
• Compartir casos de éxito
• Anunciar asociaciones con otras marcas, etc.

Identifica el público objetivo

Con el tema decidido, es momento de ver qué tipo de perfil quieres que cumplan las personas que acudan a este evento. Probablemente no te funcione mucho que acuda alguien que no va a aprovechar las enseñanzas que vas a compartir, así que es momento de ser selectivo y específico con el público objetivo.

Esto lo demuestras en los sitios en donde vas a promocionar tu evento.

 Difunde tu workshop

La promoción que le hagas a tu workshop es pieza clave para lograr que tengas la cantidad de participantes que deseas. Afortunadamente, las redes sociales están a tu servicio, así como el blog de tu tienda online y blogs relacionados con la temática del evento.

Puedes buscar asociarte con alguna otra marca con la que puedas compartir público objetivo y así obtener más participantes.

Define el material que vas a utilizar

Como en todo evento, se debe tener preparado el material que vas a querer compartir con los participantes. Sean guías, manuales de uso, información en digital o elementos multimedia, debes estar preparado para ofrecerla al participante, ya que seguramente no se conformarán con solo verla en pantallas; van a querer poder llevarse a casa parte de la información que se les compartió en el evento.

Las cuestiones técnicas también importan, así que evalúa el espacio en donde se va a llevar a cabo tu workshop y revisa cuantas personas cómodamente pueden estar presentes. La acústica es otro tema que debes monitorear, así como la posición de pantallas, proyectores y equipos de sonido.

Acredita y certifica la presencia de los participantes

Aunque la acreditación del participante va al inicio del evento y la certificación de su presencia es al finalizar el trabajo, es necesario que tengas lo necesario para llevarlas a cabo.

El check in de los participantes debe ser una actividad sencilla y fluida, ya que tienes los tiempos exactos. Utiliza una sencilla base de datos en donde incluyas nombre completo del participante y de manera manual le puedas otorgar algún elemento que lo identifique con los demás participantes. Un gafete o un sticker con el nombre de cada uno suelen ser los métodos más utilizados. Si tuviste un registro previo al evento en alguna landing page y ya tienes la información de los participantes confirmada, puedes anticipar este paso y el día del evento tener ya a la mano los identificadores.

Al momento de finalizar el workshop, puedes realizar una rápida ronda de recolección de diplomas o papeles que acrediten su presencia. Todo esto funciona como un factor más para acudir a tu evento, ya que puede proporcionar valor curricular y experiencia ante los interesados. De hecho, puedes enviar los certificados de asistencia vía correo electrónico en las siguientes horas.

Así que ya sabes, puedes comenzar a organizar el workshop de tu tienda online, negocio o marca e interactuar con tu público. Te recomendamos que consideres hacer este tipo de eventos una vez cada dos meses.

Shopify Expert Night

Hablando de Workshop, el día de mañana –miércoles 23 de septiembre– tenemos nuestra Shopify Expert Night en donde junto con Conekta vamos a compartirte cómo ser emprendedor en el comercio electrónico. Si estás en la ciudad de México, aun estás a tiempo de acudir. Toda la información la puedes conocer en la página del evento.

De antemano, debemos decirte que es indispensable que seas Shopify Partner, así que si no cumples este requisito, visita nuestra página y crea tu cuenta de Shopify Partner. ¡Es gratis!